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ハイブリッドワークにおける考え方、企業・個人の対応方法を伝授!

2023.01.11 #ABW(フリーアドレス) #デザイン、什器家具 #働き方

近年はコロナ禍の影響もあり、急速にテレワーク化が進みましたが、一方でオフィス勤務に回帰し始めている企業も少なくありません。テレワークには、出社する手間が省ける・子育てや介護との両立がしやすいなど、さまざまなメリットがあります。一方で、事務所にいないと対応しづらい業務がある・従業員が孤独を感じやすくなるといった、出社しないことで生じる課題に直面しているケースもあります。
そんな中で注目されているのが、今回ご紹介するハイブリッドワークです。この記事では、実際にどのような働き方をしていくのかについて詳しく解説します。

在宅勤務のスタッフとオフィス勤務のスタッフがWEB会議をしている画像を背景にした『ハイブリッドワークにおける考え方。企業・個人の対応方法を伝授!』のタイトル画像

働き方の選択肢を広げるのがハイブリッドワークの考え方

ハイブリッドワークとは、例えばテレワークとオフィスワークを併用するなど、多様な勤務スタイルを取り入れた働き方を指します。状況に応じて在宅・出社を切り替えるのはもちろん、従業員ごとに働き方を変えるのも、ハイブリッドワークの手法の1つです。

仕事の仕方を幅広く選択できるようにするのが、ハイブリッドワークの大きな目的でもあります。より効率的・生産的な業務遂行に向けて、フレキシブルに対応できる体制を目指すのが、ハイブリッドワークの考え方です。

ハイブリッドワークの形は多種多様

ハイブリッドワークは、基本的には各企業の状況に合わせて取り入れていきます。何が正解というわけではないので、実際に運用しながら変えていくのも1つの方法です。

またハイブリッドワークの導入例としては、次のようなものが考えられます。

  • 週ごとにテレワークとオフィスワークの日を決める
  • 希望者のみ原則テレワークにし、出社したい人は基本オフィス勤務
  • 社内の必要な部署に限定してテレワークにする
  • 特に制限なく、各従業員の判断に任せてリモートか出社を選択

 

上記はあくまで一例ですが、さまざまな勤務スタイルを組み合わせて多様化するのがハイブリッドワークです。

ハイブリッドワークの導入であらゆる効果が見込める

ハイブリッドワークの主なメリットは、企業側も従業員側も幅広い選択ができる部分にありますが、他にも数々の効果をもたらすものです。
以下から、具体的に見ていきましょう。

より柔軟な働き方で従業員の満足度を高める

業務の状況や生活環境に応じて、各自に適した勤務スタイルができるようになれば、従業員にとっての働きやすさにつながります。例えば全社的にテレワークに移行してしまうと、なかには「自宅では集中できないから本当は出社したい」などの不満が出てくる可能性もあります。
そこでハイブリッドワークを導入すれば、個々の希望に合った仕事の仕方ができ、それぞれが効率的に働けるようになるでしょう。仕事がしやすくなる分、企業に対する満足度も上がり、人材の定着にもつながっていきます。

組織全体の生産性がアップする

業務内容によって、リモートと出社のどちらが適しているのかは異なるものです。個人的なデスクワークで済むのであれば、わざわざオフィスに来る必要はありません。反対に綿密な打ち合わせを要する場合なら、担当のメンバー同士で声を掛けやすくするためにも、出社した方がスムーズに仕事ができるでしょう。

本来どのように業務を進めるべきか、より的確な方法がとれるようになれば、その分作業効率も高くなります。また各従業員に自主的に考えて動いてもらうことで、個々の主体性を伸ばすことも可能です。
こうして組織としてのパフォーマンスが上がれば、結果的に生産性の向上にもつながります。

コスト削減が図れる

例えばテレワークとオフィスワークを組み合わせることで、各従業員の出社に掛かる交通費を低減するなど、経費を抑えることが可能です。さらに仮にハイブリッドワークによって、日常的に事務所を使う人材が少なくとすれば、オフィスが縮小できる可能性も。場合によっては、もっと賃料の安い物件への移転を検討するなど、コスト削減に向けた動きがしやすくなる効果もあります。

「COST」のアルファベットが1文字ずつ印字された4つのブロックの上に、スーツ姿の小さな人形が四体乗っている写真

ハイブリッドワークに向けて注意したいポイント

前述に出てきているように、ハイブリッドワークにはいくつもの利点がありますが、もちろん少なからずデメリットも存在します。
ここからは、ハイブリッドワークにおいて気を付けておきたい部分にも触れておきます。

各従業員の状況が把握しづらくなる

リモートでの勤務になると、各従業員の作業進捗など状況が分かりにくくなりますが、ハイブリッドワークではさらに把握しづらくなる可能性があります。
テレワークとオフィスワークが混ざるようになると、勤怠管理や情報共有なども煩雑になりがちです。各従業員がフレキシブルに動くからこそ、例えば全社的にまとめて情報の管理ができるオンラインツールを使うというような、さまざまな対策を検討する必要があります。

コミュニケーションが取りにくくなる

あらゆる勤務スタイルが混ざるようになると、例えばオフィスにいる人といない人でコミュニケーションに差が生まれ、うまく連携が取れなくなる場合があります。
きちんとリモートでも出社しても各々の状況が分かるように、社内での連絡手段を統一するなど、認識の齟齬が生まれないような策を練っておくことも重要です。

テレワーク派・オフィスワーク派で差が生じる

仮に従業員の希望に応じてテレワークとオフィスワークが並行している場合には、それぞれで社内での対応や評価が不公平になる可能性もあるでしょう。例えば急なトラブルの際にオフィスワーク派に業務が集中する・仕事の様子が見えにくいテレワーク派がなかなか評価されないなど、二極化する問題も考えられます。
また、先ほども出てきたように、出社している人としていない人で交流の頻度が変わってしまい、人間関係に影響するケースも。ハイブリッドワークでは、できるだけ平等になるような配慮が欠かせません。

ハイブリッドワークを有効にするには企業側の工夫が不可欠

ここまでに見てきたように、ハイブリッドワークをうまく進めるためには、いくつかの難点をクリアする必要があります。では実際にハイブリッドワークを適切に導入していくために、企業として取り組むべき対応を解説していきます。

円滑に運用するためのルールを策定する

まずハイブリッドワークを推進するにあたって、想定される課題を洗い出し、解消に向けたルールを設けておくことが重要です。
例えば緊急対応が発生する可能性があれば、交替で出社する日を決める・トラブル時の業務フローを固定化するなど、社内での動き方をきちんと固めておきます。
ただし、あまりに細かくルール化し過ぎると、ハイブリッドワークの柔軟性が活かせなくなる場合もあるため、ある程度は臨機応変にできる工夫も必要です。

社内での交流が充実する体制を作る

先ほども出てきたように、ハイブリッドワークではコミュニケーションが難しくなる一面もあるため、従業員同士で積極的に交流できる環境を整えることも大切です。
例えば簡単に連絡できるチャット・SNSツールを導入したり、出社時に気軽に話せるスペースを作ったりなど、意見交換や雑談が活発になる取り組みにも配慮すると良いでしょう。

ハイブリッドワークに適した新制度を検討する

例えば成果ベースでの査定につながる評価基準など、テレワークとオフィスワークの差をなくす社内制度を検討することで、よりハイブリッドワークを効果的に活用できます。
他にもリモートで働きやすくするために、レンタルオフィスやコワーキングスペースが利用できる福利厚生を設けるといった、新たな待遇を作るのも有効です。

オフィス・ラボが手掛けたコワーキングスペースのエントランス写真

ハイブリッドワークには個人の意識を変えることも大切

ハイブリッドワークを有効活用するには、企業側の努力だけではうまくいきません。従業員個人の動きも、ハイブリッドワークに合わせて、次のように変えていく必要があります。

自主的に具体的な働き方を計画する

ハイブリッドワークの導入により、仕事の進め方は従業員個人に任される部分も多くなるでしょう。勤務スタイルも自由に選択できるようになれば、業務効率や生産性のアップに向けて、自分自身でどう動くべきか考える必要があります。
例えば出社のパターンや在宅時でも集中できる作業方法など、自主的に具体的な行動を計画できるように意識するのも大切です。

今まで以上に報連相を徹底する

ハイブリッドワークになると、どうしても社内のメンバーとの時間は共有しにくくなります。そうした中でも、きちんと連携していくためには、できるだけこまめな報告・連絡・相談が欠かせません。
社内で認識の齟齬があると、後々トラブルになる可能性も高くなるので、なるべく互いの状況が分かるように工夫することが重要です。

 

報告と連絡と相談を実施ている写真

ハイブリッドワークには適切なオフィス環境も重要

当然ながら今後新たにハイブリッドワークを推進するのであれば、今までのオフィスでは過不足が生じる可能性があります。
例えば各従業員の出社頻度が減って、固定の座席が不要になるのであれば、フリーアドレスに変更するのが賢明でしょう。その他にもWeb会議に向けたシステムや専用ブースの導入など、ハイブリッドワークを円滑にするには、適切な環境づくりも影響します。
実際にハイブリッドワークに移行したら、社内がどう変化するのか検討し、状況に合わせてオフィスも変えていくのがおすすめです。

十分な準備がハイブリッドワークの成功につながる

現在は社会全体で働き方や価値観が多様化している状況もあり、こうした現状に対応していくためにも、ハイブリッドワークを取り入れていくのは非常に有効です。
ただし、より効果的に活用するには、事前にさまざまな課題の解消や対策をしておくことが欠かせません。社内の制度やオフィス内の環境など、あらゆる面を考慮した上で、ハイブリッドワークを進めていくのがベストです。

天野 旭
この記事を書いた人
オフィス・ラボ担当者
天野 旭

オフィス環境営業部販売推進3課所属。2021年入社。レイアウトから什器備品についてご相談いただけましたら全力で対応致しますので、お気軽にお声がけいただけますと幸いです。