会社の成長や事業規模の変更に伴い、オフィス移転を検討している経営陣の方々は多いでしょう。オフィスの移転により、現在の課題を解消できる可能性がある一方、移転が経営上のデメリットになる可能性もあります。
今回は、オフィス移転のメリットとデメリットの両方を詳しく解説します。オフィス移転のメリットを最大化するためのチェックポイントもお伝えするため、オフィス移転に向けた参考にしていただければ幸いです。
オフィスの移転によって期待できる経営上のメリット・解消できる課題
オフィス移転により期待できる効果はさまざまです。現状の課題を解消し、経営上の大きなメリットを得られる可能性もあります。具体的に見込める効果について、以下の6項目を詳しくご紹介しましょう。
＜オフィスの移転によって期待できる経営上のメリット・解消できる課題＞
・時代に即した環境構築に伴う仕事の作業効率向上
・事業の拡大・合併に対応できるようになる
・従業員のモチベーションと定着率向上
・会社自体のブランディング向上
・コストの最適化
・オフィス自体の安全性の向上
時代に即した環境構築に伴う仕事の作業効率向上
アフターコロナでもテレワークを継続する企業が多く、オフィスへの出社と併用する「ハイブリッドワーク」が注目度を高めています。フリーアドレスの導入や、オンライン会議で利用するブースの設置など、時代に即した環境構築がしやすいオフィスに移転して、作業効率を向上させられることがメリットです。
事業の拡大・合併に対応できるようになる
事業の拡大や合併に対応できることもオフィス移転のメリットです。社員数が急増したとしても、ゆとりある広さのオフィスに移転すれば、混雑が原因で発生する業務の滞りを予防できます。
既存オフィスを残した状態で別のオフィスを契約する方法もありますが、オフィス間の距離が離れる場合、社員の移動の手間やコストがかかるため効率的とは言えません。同一オフィス内に機能を集約することにより、社員同士の交流が活発化し、アイデアやイノベーションを創出しやすくなるでしょう。
従業員のモチベーションと定着率向上
オフィス移転により、従業員が働きやすい環境づくりを実現することで、従業員のモチベーションを向上させられます。レイアウト変更により動線を改善できるほか、リフレッシュスペースも設置しやすくなり、従業員の満足度や出社意欲を高められるでしょう。
従業員がポジティブな気持ちで働けるオフィス環境を整備すると、定着率も向上しやすい傾向にあります。優秀な人材の流出や、新入社員の早期退職といった課題に直面している場合は、オフィス移転により課題を解消できる可能性があります。
会社自体のブランディング向上
企業イメージを意識したオフィスデザインの導入により、会社自体のブランディング向上効果も見込めます。おしゃれで機能的なオフィスに移転すると、リクルーティングにおいても優れた効果が期待でき、新卒採用や中途採用において優秀な人材を確保しやすくなるでしょう。
また、社員や顧客、取引先がアクセスしやすい場所にオフィスを移転させることにより、営業効率や業務効率を高められることに加えて、住所地のイメージから企業価値を高められます。社外の人物に「先進的な取り組みを行っている企業」といった印象を与えやすいことも、ブランディングにつながる理由のひとつです。
コストの最適化
従業員1人あたりの空間や、使用する床面積を最適化することにより、コストの最適化も実現できます。従業員数や事業規模にマッチする広さのオフィスに移転することにより、賃料を抑えられるため、健全な経営がしやすくなるでしょう。
現在のオフィスが複数のフロアにまたがっている場合は、ワンフロアのオフィスに移転すると、重複する備品を削減することも可能です。また複数の拠点がある場合は、オフィス移転を機に統合すると、賃料を削減できる可能性もあります。
オフィス自体の安全性の向上
旧オフィスが老朽化していたり、築年数が経過していたりする場合は、オフィス移転で安全性も高められます。万一の被災時や、火災などのアクシデントが発生した場合も、従業員を安全に避難させやすいでしょう。また、ビル自体の防犯設備が充実していれば、従業員は安心して出社しやすくなります。
オフィスの移転が経営上デメリットになる可能性がある点
オフィス移転により、現状の課題を解消できる可能性がある一方で、以下のようなデメリットを被るケースがあるため注意しましょう。メリットとデメリットの両面を踏まえたうえでオフィス移転を検討することが、オフィス移転を成功させるうえで重要なポイントになります。
＜オフィスの移転が経営上デメリットになる可能性がある点＞
・旧オフィスよりも利便性が低下する可能性がある
・移転の手間が通常業務に影響を与える可能性がある
・移転コストが期待されるメリットに見合わない・財政を圧迫する可能性がある
・社員によっては移転によって環境悪化を招く可能性がある
旧オフィスよりも利便性が低下する可能性がある
デザイン性や対外向けの印象を意識しすぎた結果、旧オフィスよりも利便性が低下する可能性がある点がデメリットです。従業員にとって使いにくい空間になると、先述したメリットを得られないばかりか、モチベーションや定着率の低下といった問題が発生する場合もあります。
オフィス移転で重要なのは、見た目だけではなく、従業員の目線に立った設計を意識することです。使う人を考えた設計を取り入れ、「自分や設計会社が実現したい表面上のデザイン」ではなく、建築的な「空間デザイン」にする必要があります。
移転の手間が通常業務に影響を与える可能性がある
オフィス移転は全社に影響する大型プロジェクトになるため、ハレーション（悪影響の連鎖）が起きることもあります。引っ越しに向けた準備に時間を要し、通常業務の進行が妨げられる可能性がある点に要注意です。
コンサルとの打ち合わせやオフィス・什器・引っ越し業者の選定など、オフィス移転に伴いやることは多い点を頭に入れておきましょう。
移転コストが期待されるメリットに見合わない・財政を圧迫する可能性がある
アクシデントにより想定外のコストがかかり、移転コストが期待されるメリットに見合わない可能性があります。場合によっては財政を圧迫する恐れもあるため、費用対効果が期待できるのか、慎重な判断が必要です。
想定外の費用がかかる可能性が特に高いのは、現オフィスの退去に伴い発生する費用です。原状回復や不用品の廃棄に高額な費用がかかるケースは多いため、トータルのコストを計算して移転計画を立てましょう。
社員によっては移転によって環境悪化を招く可能性がある
社員によっては「通勤時間が旧オフィスよりも長くなる」「旧オフィスのほうが作業が捗った」などの理由で、不平不満を持つ可能性があることも注意点です。
全員が納得できるオフィス移転は困難なため、社員に納得してもらうための説明やフォローが必要ですが、この点に大きな労力がかかる可能性もあるでしょう。従業員の不満を切り捨てず、意見に耳を傾けながら、できる範囲の対策をとることが重要です。
押さえておきたい！メリットを最大化するオフィス移転のチェックポイント
オフィス移転のメリットを最大化するためには、先述した注意点も踏まえながら移転の計画を立てなければなりません。チェックポイントとして押さえておくべきなのは、次の4点です。
＜押さえておきたい！メリットを最大化するオフィス移転のチェックポイント＞
・オフィス移転の目的を改めて確認する
・業務に影響が出ない移転計画を事前に立てる
・経営陣だけで移転を計画せず、従業員のニーズも汲み取る
・適したオフィス移転コンサルに相談する
オフィス移転の目的を改めて確認する
オフィス移転の目的を整理して、明確化しましょう。目的が不明瞭なままオフィス移転を計画すると、期待する効果を実現しにくい規模やデザインのオフィスを選ぶリスクがあります。具体的なオフィス移転の目的の例は次のとおりです。
＜オフィス移転のよくある目的＞
・事業規模の拡大などによる増員への対応
・自社の規模に最適化させたオフィスへの縮小
・ランニングコストの削減
・社内コミュニケーションの活性化
・営業エリアの拡大
・人材の確保 など
オフィス移転の目的を明確にしておけば、従業員への説明がしやすいことに加えて、移転への理解も得やすくなるでしょう。
業務に影響が出ない移転計画を事前に立てる
オフィス移転には、以下のようにさまざまな準備が必要です。
＜オフィス移転に向けた準備の内容＞
・オフィス移転コンサルとの打ち合わせ
・新しいオフィスの選定と契約
・新しいオフィスで利用する什器の選定やライフラインの契約
・現オフィスの解約と原状回復
・従業員への説明会の実施
・個人単位の引っ越し準備 など
移転までの時間が短すぎると、引っ越しの準備に追われて通常の業務に影響が出る可能性があります。引っ越しと通常業務を並行できるように、余裕のある移転スケジュールを立てましょう。
経営陣だけで移転を計画せず、従業員のニーズも汲み取る
オフィス移転は経営判断による投資の一環ですが、従業員のニーズを適度に汲み取ることも重要です。社員が使いやすいオフィスを設けることが前提ではあるものの、生産性の向上に寄与する内容でなければ意味がありません。
かといって従業員のニーズファーストでオフィス移転を計画しても、必ずしも良い方向に向かうわけではない点も留意が必要です。例えば物静かな社員が多く、コミュニケーションの少なさがイノベーションを妨げているとしましょう。この場合、いくら多くの社員が物静かなオフィスを希望したとしても、構築するだけでは課題の解消を見込めません。このケースでは、設計の核を社員のニーズとは異なる「コミュニケーション創出」に定めるべきです。
この経営判断と従業員のニーズ汲み取りのバランスは、後述するオフィス移転コンサルの腕の見せ所とも言えます。
適したオフィス移転コンサルに相談する
オフィスを「経営装置」として捉え、「企業の未来」を考えて設計できる、オフィス移転コンサルへの相談がおすすめです。おしゃれ、かっこいいといったいわゆる「映える」空間づくりも重要ですが、それ以上に「今と、その先を見据えた上での設計」ができる会社に施行を任せなければ、持続的な効果には期待できません。
住宅に例えるならば、内装だけを考えるホームデザイナーよりも、購入した住宅を使う人のライフスタイルや人生を考慮できるデザイナーのほうが優秀です。オフィス移転の大きな目的は「企業のさらなる成長」なので、流行や目先のおしゃれさに流されすぎないようにしましょう。
まとめ
オフィス移転により得られる経営上のメリットとしては、従業員の作業効率やモチベーションの向上、ブランディング化やコストの最適化などを挙げられます。一方で、移転の内容によっては旧オフィスよりも利便性が低下する可能性があることなど、経営上のデメリットになる可能性がある点もあります。
オフィス移転のメリットを最大化するためには、目的を明確化させ、業務に影響が出ない移転計画を立てることが重要です。オフィス移転は、従業員の理解を得ながら目的を達成するための設計を行う必要があるため、オフィス移転コンサルに相談しながらプロジェクトを立てることをおすすめします。
