生産性の向上や、労働人口の減少といった課題に直面する企業が増えています。そんな課題を解決するための手段として注目されているのが「フレキシブルワーク」です。この記事では、フレキシブルワークのメリット・デメリットや、導入時のポイントについて解説します。
フレキシブルワークとは
フレキシブルワークとは、働く場所や時間、休暇の取り方などを柔軟に選択できる働き方のことです。フレキシブルワークは、女性の社会進出やワークライフバランスの考え方が浸透したことなどをきっかけに、注目度を高めています。
特に、イギリスやオランダ、ドイツ、アメリカといった欧米諸国は、フレキシブルワーク先進国として知られています。日本では、新型コロナウイルスの流行により導入する企業が増えましたが、海外と比較すると浸透度が低いことが現状の課題です。
フレキシブルワークの主な種類
フレキシブルワークには、以下のような種類があります。
＜フレキシブルワークの主な種類＞
・種類1：テレワーク（リモートワーク）
・種類2：フレックスタイム
・種類3：コンプレストワークウィーク（圧縮労働時間制）
・種類4：ワークシェアリング
・種類5：サバティカル休暇
それぞれの特徴を確認していきましょう。
種類1：テレワーク（リモートワーク）
自宅やサテライトオフィス、シェアオフィス、カフェなど、好きな場所で勤務する働き方です。インターネットを活用した情報のやり取りやビデオ通話により、離れた場所から業務を行います。出社の手間を省けることがメリットですが、コミュニケーションが課題になりがちです。
種類2：フレックスタイム
従業員が出勤・退勤時間を自由に決められるシステムです。全員に出勤を求める「コアタイム」を設定することが一般的で、それ以外の出勤時間は従業員の裁量で決められます。子育てや介護をしている人などが、自分の都合にあわせて出勤・退勤時間を決められることがメリットです。
種類3：コンプレストワークウィーク（圧縮労働時間制）
1日あたりの就業時間を増やす代わりに、1週間の就業日数を減らす働き方です。たとえば週40時間勤務とする場合、1日8時間×5日間の出社を求めていたところを、1日10時間×4日間の出社に圧縮することにより、週休2日から週休3日に変えられます。
種類4：ワークシェアリング
1つの業務や職位に対して、複数人が分担で作業する働き方です。1人あたりの業務負担を軽減させられるため、労働環境を改善し、業務の質を向上させる効果が期待できます。また、短時間労働にもつながりやすく、仕事とプライベートのバランスを保ちやすくなるでしょう。
種類5：サバティカル休暇
一定の勤続年数に達した従業員に与えられる長期休暇です。休暇期間は企業により異なりますが、1ヶ月～1年などのまとまった期間に設定することが一般的です。単純に充電期間とするだけでなく、留学や資格取得に充てる期間としても活用できるため、休暇中に従業員がスキルアップする可能性もあります。
フレキシブルワークの5つのメリット
フレキシブルワークには、以下のような種類があります。
＜フレキシブルワークの主な種類＞
・種類1：テレワーク（リモートワーク）
・種類2：フレックスタイム
・種類3：コンプレストワークウィーク（圧縮労働時間制）
・種類4：ワークシェアリング
・種類5：サバティカル休暇
それぞれの特徴を確認していきましょう。
種類1：テレワーク（リモートワーク）
自宅やサテライトオフィス、シェアオフィス、カフェなど、好きな場所で勤務する働き方です。インターネットを活用した情報のやり取りやビデオ通話により、離れた場所から業務を行います。出社の手間を省けることがメリットですが、コミュニケーションが課題になりがちです。
種類2：フレックスタイム
従業員が出勤・退勤時間を自由に決められるシステムです。全員に出勤を求める「コアタイム」を設定することが一般的で、それ以外の出勤時間は従業員の裁量で決められます。子育てや介護をしている人などが、自分の都合にあわせて出勤・退勤時間を決められることがメリットです。
種類3：コンプレストワークウィーク（圧縮労働時間制）
1日あたりの就業時間を増やす代わりに、1週間の就業日数を減らす働き方です。たとえば週40時間勤務とする場合、1日8時間×5日間の出社を求めていたところを、1日10時間×4日間の出社に圧縮することにより、週休2日から週休3日に変えられます。
種類4：ワークシェアリング
1つの業務や職位に対して、複数人が分担で作業する働き方です。1人あたりの業務負担を軽減させられるため、労働環境を改善し、業務の質を向上させる効果が期待できます。また、短時間労働にもつながりやすく、仕事とプライベートのバランスを保ちやすくなるでしょう。
種類5：サバティカル休暇
一定の勤続年数に達した従業員に与えられる長期休暇です。休暇期間は企業により異なりますが、1ヶ月～1年などのまとまった期間に設定することが一般的です。単純に充電期間とするだけでなく、留学や資格取得に充てる期間としても活用できるため、休暇中に従業員がスキルアップする可能性もあります。
フレキシブルワークの5つのメリット
フレキシブルワークを導入するメリットは、次の5つです。期待できる効果は多岐にわたるため、導入を検討する価値があります。
＜フレキシブルワークの5つのメリット＞
・人材の確保・流出防止につながる
・生産性向上につながる
・従業員の健康維持につながる
・エンゲージメントが高まる
・BCP対策になる
それぞれを具体的に見ていきましょう。
人材の確保・流出防止につながる
フレキシブルワークを導入すると、従業員にとって働き方の自由度が増します。育児や介護といった事情により、フルタイムで働くことが難しい従業員にも働く機会が生まれるため、優秀な人材の確保につながるでしょう。また、退職せざるを得なくなるシチュエーションを減らせるため、人材の流出防止にもつながります。
生産性向上につながる
時間と場所に自由が利きやすいフレキシブルワークの導入により、生産性向上につながることもメリットです。フレキシブルワークの浸透により、PCやスマートフォンから利用できるコミュニケーションツールも増えてきました。最新のツールを取り入れることにより、労働環境や作業が最適化され、生産性向上につながります。
従業員の健康維持につながる
フレキシブルワークは、従業員の健康維持にもつながります。たとえばテレワークを導入すると、通勤時間や身支度にかける時間を削減することが可能です。これにより、従業員はより多くの睡眠時間を確保できるでしょう。また、満員電車によるストレスも減らせるため、心身ともにメリットがあります。
エンゲージメントが高まる
従業員のエンゲージメントが高まり、定着率アップにつながることも、フレキシブルワークを導入するメリットです。フレキシブルワークにより、従業員は働き方を柔軟に選択できるようになります。仕事と家庭、趣味のバランスを取りやすくなるため、QOLが向上し、会社への満足度が増す可能性が高いでしょう。
BCP対策になる
BCP対策とは、地震などの突発的な災害が発生した際や、感染症の拡大といった緊急時においても、事業を継続するリスク管理計画のことです。
フレキシブルワークを導入していれば、出社を前提としない働き方へとスムーズに切り替えられるため、BCP対策になります。緊急時でも事業を継続できる企業は、世間からの信頼度も厚いため、フレキシブルワークは企業ブランディングにもつながるでしょう。
フレキシブルワークのデメリット・注意点
フレキシブルワークには、以下のようなデメリット・注意点もあります。
＜フレキシブルワークのデメリット・注意点＞
・コミュニケーション不足
・勤務時間管理の複雑化
・生産性低下のリスク
・ワークとライフの境界線があいまいになる可能性
・セキュリティ面のリスク
導入前に確認し、リスクと思われるポイントに対しては対策を講じましょう。
コミュニケーション不足
フレキシブルワークの導入により、オフィスに出社する機会が減るため、コミュニケーション不足に陥りがちです。チームとしての関係性が薄くなることで、生産性や帰属意識の低下、メンタル面への影響などが生じる可能性があります。また、偶発的なコミュニケーションが減り、革新的なアイディアが出にくくなる可能性もあるでしょう。
対処法としては、チャットツールの導入などが有効です。従業員同士が気軽にコミュニケーションを取れるツールを取り入れることにより、些細なことでも相談しやすい環境を設けられます。
勤務時間管理の複雑化
フレキシブルワークは、従来の働き方と比較して、勤務時間管理が複雑化することもデメリットです。従業員一人ひとりの出勤時間や退勤時間が異なるほか、テレワーク中の実質的な勤務時間も把握しづらくなります。そのため、残業代なども含めた給与計算が複雑化する可能性が高いでしょう。
対策としては、フレキシブルワークに対応できる退勤管理システムの導入が有効です。自社で管理することが難しい場合は、退勤管理や給与計算をアウトソーシングする方法もあります。
生産性低下のリスク
出社時と比較して管理が行き届きにくくなるため、生産性が低下するリスクがあります。特にテレワークは、従業員が1人で作業する時間が長いため、緊張感を欠く従業員が現れても不思議ではありません。
対処法としては、コミュニケーションの機会を増やすと効果的です。定期的に進捗を確認すると緊張感を維持しやすく、生産性への影響を抑えやすくなります。また、PCのログイン履歴や作業内容を記録できるツールを導入する対策も有効です。
ワークとライフの境界線があいまいになる可能性
仕事と私生活の境界線があいまいになりがちな点も、フレキシブルワークのデメリットです。仕事に割く時間を増やし過ぎた結果として、従業員が過労に陥ったり、反対にプライベートから仕事へ頭を切り替えられずに、生産性を低下させたりするリスクがあります。
有効な対処法となるのは、評価体制の見直しです。フレキシブルワークは、労働時間よりも、何を達成したのかが重要になります。結果に基づく評価体制を導入すると、生産性や作業の質を維持・向上しやすく、無駄な残業代の発生も抑えやすくなるでしょう。
セキュリティ面のリスク
フレキシブルワークでは、従業員の自宅やシェアオフィスなどで、気密性の高い情報を取り扱う機会が増えます。従業員が使用するPCのセキュリティが脆弱な場合や、情報管理に関するリテラシーが低い場合、重要な情報が流出するリスクがある点も考慮しなければなりません。
セキュリティ面のリスクを低下させるためには、明確なルール作りが必要です。社外秘のデータや書類はオフィスから持ち出しができないように管理したり、離籍時にはPCの電源を切るよう徹底して指導したりしましょう。また、高性能なセキュリティソフトの導入も対策として有効です。
フレキシブルワークが広まっている背景
日本国内におけるフレキシブルワークは、アメリカやドイツなどの欧米諸国と比較すると、まだまだ浸透しているとはいえません。しかし、大企業・中小企業を問わず、フレキシブルワークが少しずつ広まっていることも確かです。
その背景としては、以下の3つが挙げられます。
＜フレキシブルワークが広まっている背景＞
・ワークライフバランスの推進・働き方改革の施行
・女性の就業率の増加
・新型コロナウイルスの流行
それぞれを具体的に見ていきましょう。
ワークライフバランスの推進・働き方改革の施行
欧米では、1980年代以降にワークライフバランスに関する施策が進み、仕事とプライベートのバランスを大切にする考え方が広まりました。日本でも、2001年から「仕事と子育ての両立支援」「男女共同参画基本計画」など、ワークライフバランスに関する検討や方針決定がされてきた過去があります。
また、2007年には「ワーク・ライフ・バランス推進官民トップ会議」にて『仕事と生活の調和（ワーク・ライフ・バランス）憲章』『仕事と生活の調和推進のための行動指針』が決定しています。これをもって、官民一体となって、仕事と生活の調和に向けて取り組んでいくことを政府が示しました。
さらに2019年には「働き方改革関連法案」が施行され、より多様で柔軟な働き方ができるよう、国家が主体となって対策を進めています。フレキシブルワークは、その一環として活用される手段の1つです。
出典：厚生労働省｜「仕事と生活の調和（ワーク・ライフ・バランス）憲章」及び「仕事と生活の調和推進のための行動指針」
女性の就業率の増加
女性の就業率は、年々増加しています。昭和60年度における女性労働力人口は2,367万人でしたが、令和3年度の女性労働力人口は3,057万人です。フレキシブルワークにより、子育てと仕事が両立しやすくなるため、フレキシブルワークは現代の労働環境に適した働き方といえます。
出典：厚生労働省｜令和３年版働く女性の実情 I 令和３年の働く女性の状況
新型コロナウイルスの流行
新型コロナウイルスの流行を機に、リモートワークや時差出勤を実施する企業が増えました。その流れを引き継ぎ、現在もフレキシブルワークを継続する企業が多いです。これは、フレキシブルワークに対して手応えを感じている企業や、フレキシブルワークの継続を希望する従業員が多いことの証拠でもあります。
フレキシブルワーク導入の4つのポイント
フレキシブルワークを導入する際のポイントとしては、以下の4点が挙げられます。4つのポイントを意識することにより、混乱を招くことなく、スムーズにフレキシブルワークを取り入れられるでしょう。
＜フレキシブルワーク導入の4つのポイント＞
・就業規則や評価制度を見直す
・有効なツールを導入する
・テレワーク環境の充実化を図る
・オフィスを最適化する
1つずつ解説します。
就業規則や評価制度を見直す
フレキシブルワークの導入にあわせて、就業規則や評価制度の見直しと再構築が必要です。
働く場所に関する規則を緩和する場合は、過労や生産性の低下といった問題を防ぐために、新しい働き方に適した就業規則や評価制度を取り入れる必要があります。
また、労働時間に関する規則を緩和する場合は、事前に従業員と話し合う機会を設けましょう。フレキシブルワークの導入後は、従業員の就業時間が一人ひとり異なる可能性が高いです。フレキシブルワークへの理解を深め、個々の希望を尊重することにより、不平不満が発生しにくくなります。
有効なツールを導入する
コミュニケーションの活性化や、生産性向上に有効なツールを導入しましょう。
出社時の働き方と比較して、フレキシブルワークでは、従業員同士が対面でコミュニケーションを取る機会が減ります。コミュニケーションの機会損失は、フレキシブルワークにおける代表的な課題であるため、従業員が気軽にコミュニケーションを取れるツールを導入すると効果的です。
代表的なツールとしては、チャットやWeb会議システムが挙げられます。定期的にWeb会議システムを使ったミーティングを行ったり、オンライン飲み会などのイベントを開催したりすることにより、コミュニケーション不足を予防できるでしょう。
テレワーク環境の充実化を図る
テレワークは自宅でも行えますが、「仕事とプライベートを切り替えにくい」「子どもの声が気になって仕事に集中できない」といった問題も起こりがちです。このような課題を解消するために、テレワーク環境の充実化を図りましょう。
たとえば、従業員の自宅から近い場所でサテライトオフィスやレンタルオフィスを契約し、労働環境を提供するといった対策が有効です。予算の問題などで難しい場合は、従業員がコワーキングスペースを利用する際の料金を、会社側が負担するといった対策を打つと良いでしょう。
オフィスを最適化する
フレキシブルワークは「在宅する側」の環境も大切ですが、「在宅している人と一緒に働く人」の環境もアップデートする必要があります。オフィスで働く従業員のストレスを減らすことにより、「やはり対面が良い」という対面重視への転換を防ぎやすくなります。
フレキシブルワークの導入にあわせて、オフィスのレイアウト変更や、フリーアドレス化などを検討すると良いでしょう。社員同士で落ち着いてWeb会議ができるスペースの作成や、会議室へのモニター・入出力機器の設置などが有効な対策となります。
なお、以下の記事では、オフィスのレイアウト変更やフリーアドレスのメリットなどを詳しく解説しています。フレキシブルワークの導入を検討されている場合は、ぜひあわせてご覧ください。
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まとめ
フレキシブルワークとは、テレワークやフレックスタイムのように、働く場所や時間などの制約を緩和した働き方のことです。フレキシブルワークの導入により、人材の確保や流出防止、生産性向上などの効果が期待できます。
フレキシブルワークを導入する際は、就業規則や評価制度の見直し、オフィスの最適化といった作業が必要です。自社に合ったフレキシブルワークを選び、効率的に施策を進めるためには、フレキシブルワークに詳しい会社への相談をおすすめします。
「オフィス ラボ」では、設計・デザインを含め、オフィスのトータルプロデュースをしています。ぜひ一度お問い合わせください。
