昨今は働き方改革が進むなど、社会全体の動きとして職場環境の見直しが進んでいます。また労働に対する価値観が多様化していることもあり、新時代に対応していくための職場作りが迫られている場合もあるでしょう。
そうした中で近年、日本でも広まり始めているのが、オランダのコンサルティング会社・Veldhoen + Companyが提唱したとされているABWです。よりフレキシブルな働き方を促す勤務スタイルとして注目されています。
本記事では、ABWが具体的にどのように活用していくものなのかについて、詳しく解説していきます。
ABWとは働く場所を柔軟に選択できる勤務スタイル
そもそもABWとは、Activity Based Working（アクティビティ・ベースド・ワーキング）の頭文字から取られた言葉です。意味としては、状況に応じて柔軟に場所を選びながら働くスタイルを指します。
固定の座席にとらわれることなく、例えば作業内容や気分によって、仕事を進めるスペースを自由に選べるのがABWの考え方です。似たような用語にフリーアドレスがありますが、日によって座席が変えられる点は同じであるものの、ABWではもっと柔軟性が高くなります。
フリーアドレスとの特に大きな相違点は、フロア内に限定されない部分。基本的にフリーアドレスの場合は特定の業務空間で座席を選びますが、ABWではオフィス全体のあらゆる場所や、自宅・サテライトオフィスなども選択肢に入るのが特徴です。
ABWの取り入れ方は大きく分けて2パターン
ABWを活用していく方法はさまざまですが、大まかには次のようなパターンに分けられます。
1つ目は、オフィス内にあらゆるブースを設けて、業務空間の選択肢をいくつか作る方法です。1人で集中しやすい個室や、気軽に集まれるミーティングスペースなど、状況に合わせて使える場所が選べる環境にします。他にも、小休憩ができるカフェスペースやラウンジを設置するケースもあります。
2つ目は、オフィス外（自宅を含む）での働き方もできる体制にする方法です。在宅勤務に加えて、カフェ・図書館・コワーキングスペースといった外部オフィスなど、事務所内に留まらず自由に仕事場が選べる仕組みを整えます。
いずれにしても、各従業員が現状に適した場を自主的に考えて選択できるようにするのがABWです。
ABWの導入に向けた目的
ではABWを取り入れることで、実際にどのような効果が見込めるのか、次から詳しく見ていきましょう。
従業員のパフォーマンスを向上させる
各社員にとって本当に適切な仕事場は、担当している業務内容はもちろん、それぞれの性格や考え方次第でも変わってきます。
例えば数字を拾い上げる事務作業にしても、完全に1人の方が集中しやすい人もいれば、周りに多少の雑音があった方が捗る人もいるでしょう。また、仮にクリエイティブな発想が求められる場合には、じっと静かにデスクで考えるよりも、仲間と相談しながらの方が進みやすいこともあります。
快適に感じる基準が個々で異なるからこそ、ABWによって自由に選べるようにできれば、作業の効率や生産性もアップする結果につながるでしょう。
人材が定着しやすくなる
前述にあるように自分自身で働く場を主体的に選択することで、より仕事がしやすくなるため、各社員の職場に対する満足度は高くなります。
ABWを通じて従業員の働きやすさにつながれば、その企業で仕事ができることに確かな意義を感じるようにもなるでしょう。ABWによって企業に属しているメリットが生み出せれば、例えば独立してもおかしくない優秀な人をしっかりとつなぎ止めることも可能です。
スペースの有効活用によるコスト削減
ABWによって固定の座席を省略できれば、もっとオフィス内のスペースが広く使えるようにもなります。場合によってはフロアの縮小ができたり、より賃料の安い物件に移転したりなどのコストカットが図れることも。ABWを取り入れることで、空間を有効活用する策にもつながっていきます。
ABWを効果的に運用するために必要なステップ
ここからはABWを実際に導入するにあたって、より効果的にするための大まかな流れをご紹介していきます。
社内の状況をリサーチする
まずは現段階で、自社の事務所がどう使われているのか把握するのが大切です。
例えば1日の着席率・外出が多い社員の割合・会議室の平均使用人数など、今の時点におけるスペースの活用状況を調査します。さらに各従業員からアンケートを取り、それぞれの希望を伺うのも欠かせません。
定量的な情報と社員からのアイデアを集めることで、今後の具体的な策につながっていきます。
社員からの意見やデータの整理・施策の検討
リサーチした内容を整理して分析し、運用の方向性を固めていきます。例えば比較的広めの会議室が少人数でしか使われていないのであれば、そこは縮小して別のミーティングスペースを増やすなど。追加すべき空間や省略できるフロアを1つずつ洗い出しながら、ABWの導入に向けた詳細な検討案を練っていきましょう。
ABW推進に向けた社内共有を行う
自社におけるABWの大枠の方針が決まったら、管理職→現場というように段階的に社内で共有していきます。経営陣や幹部クラスの上流だけで検討するのではなく、きちんと全従業員に広く渡るようにするのがベストです。
トップダウンで決定してしまうと、結局社内で浸透しない可能性が高くなってしまうので、しっかりとさまざまな視点からの意見をあらためて集めるようにします。
再度検討案を見直す
検討案に対する意見をまとめて、再度本格的な導入に向けて施策を練り直します。現場のあらゆる声を吸い上げつつ、場合によっては社員に直接話を聞くなどもしながら、より的確な内容となるようにブラッシュアップしていきましょう。
ABWに向けた施策を実行・効果測定
ABWの運用に向けた施策が固まったら、いよいよ実行に入ります。ここで重要なのが、いきなり多くを求め過ぎないことです。一気に社内を変えようとすると混乱を招きますし、すべてがうまく進むとは限りません。
例えば小規模単位で始めてみる・新しいスペースは1つずつ増やすなど、徐々に取り入れながら最終的に全体としてABWの導入を検討していくのが無難です。少しずつ実行に移しつつ、定期的に効果を見ながら推進していくと良いでしょう。
ABWを有効に活用するために知っておきたいポイント
以下からはABWを取り入れる際に、きちんと思うような結果につなげるために押さえておきたい取り組みや事前準備などをご紹介していきます。
ABWによって得たい結果を明確にする
大前提として、ABWを通して自社をどう変革したいのか、明確なビジョンを持っておくことが欠かせません。はっきりとした意図が見えてこないと、各社員にとってのメリットも分からず、結局のところ浸透しない結果になってしまう可能性があります。
それぞれがABWの目的をしっかりと理解することで、自社で導入している意味を考えて行動できるようになるものです。まずは各従業員に対して、ABWによるゴールを示すようにしましょう。
自社の状況がABWに適しているのか十分に見極める
前述でも出てきたように、ABWにはあらゆる利点がありますが、必ずしも効果が出るとは限りません。例えば自席で業務を進めるのがメインとなる企業であれば、ABWを取り入れてもさほどのメリットにはならない可能性があります。
ただ闇雲に検討するのではなく、自社の状況をしっかりと見極めながら、本当に必要なのかの判断が大切です。
管理が円滑にできる体制を整える
いざABWを導入すると、社員の動きが分かりづらくなる一面もあります。誰がどこで何をしているのか見えにくくなるため、特に在宅も含む場合には、管理も煩雑になりがちです。
また、同じ部署でも別々の場所で仕事をしていると、情報伝達やコミュニケーションが疎かになる可能性もあります。実際に働く様子が確認しづらくなる部分もあり、社内での評価が難しくなるケースもあるでしょう。ABWの運用に合わせて、マネジメント方法も見直す必要があります。
ABWに合った社内制度を確立する
ABWによって生じる変化に対応するためにも、新たな社内制度も検討する必要があります。前項目で触れている管理面であれば、ABWに適した勤怠管理システムやコミュニケーションツール、評価の部分では成果ベースの新基準を設定するなど。他にも在席確認・外出時の連絡・代表電話の受け方など、スムーズに運用していくためのルールや体制を作ることも不可欠です。
ABWにはオフィスのレイアウトも重要
社員たちが最適な場所を選んで、より良く働けるオフィスにしていくためには、社内の新たなレイアウトや環境整備も欠かせません。そもそもオフィスが適切な空間になっていなければ、状況に応じて仕事場を選択する必要性を感じてもらえない可能性もあります。
また、仕事のしやすさを最大化する事務所にするには、オフィスデザインのプロにサポートしてもらうのも1つの手です。ABWによって労働環境を向上させるためにも、一度検討してみることをおすすめします。
ABWをうまく取り入れてもっと働きやすい職場に
ABWでは多様な選択によって働きやすさを促進できるとともに、各従業員に主体的な選択をしてもらうことで、自主性を養う結果にもつながります。もちろん他にも数々の利点があり、うまく運用できれば組織力の底上げも見込めるでしょう。
ただし、決して単純に導入すれば良いわけではなく、十分な事前の準備や検討が欠かせません。
効果的にABWを取り入れるには、まずはしっかりと自社の労働環境を見つめ直すことが大切です。
