コロナ禍やアフターコロナをきっかけとした働き方改革の影響を受け、従業員が好きな席を自由に選んで仕事ができる「フリーアドレス」を導入する企業が増えました。フリーアドレスの導入により、従業員の働きやすさが増すと、生産性や業務効率化の向上にも期待できます。
一言でフリーアドレスといっても、レイアウトはさまざまです。自社の特徴に合ったレイアウトを選んで、フリーアドレスを導入しましょう。今回は、フリーアドレスのレイアウト例や導入時のポイント、フリーアドレス化にあわせて検討したい設備などをご紹介します。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、決められた席を設けず、従業員が好きな席を自由に選んで業務をするスタイルです。フリーアドレスは自由度の高いスタイルであり、レイアウトが重要になります。自社に合ったレイアウトを綿密に計画することが、フリーアドレス化を成功させるためのポイントです。
ABWとの違いは？
ABWとは、Active Based Workingの略です。業務内容に合わせて、働く場所や時間を自由に選べることが特徴で、フリーアドレスとは異なり、働く場所がオフィスに限定されていません。自宅やサテライトオフィス、カフェなどでも仕事ができることが、フリーアドレスとの違いです。
フリーアドレスの種類
フリーアドレスには、以下の2種類があります。それぞれ良い点と注意点があるため、まずは特徴を把握しておきましょう。
＜フリーアドレスの種類＞
・完全フリーアドレス
・グループアドレス
完全フリーアドレス
完全フリーアドレスは、オフィス内に設けたすべてのフリーアドレス席の中から、従業員が自由に席を選べる方法です。部署やチームの縛りがなく、スペース内ならば好きな場所から仕事ができます。
部署やチームを超えた働き方ができ、コミュニケーションを取りやすいことが完全フリーアドレスのメリットです。空席も生まれにくく、オフィス内のスペースを有効活用できるでしょう。
一方で、誰がどこで働いているのかを特定しにくいため、電話や来客があった際に、その従業員を探す手間がかかります。また、部署やグループの結束が薄れやすい点も、完全フリーアドレスのデメリットです。
グループアドレス
グループアドレスは、部署やチームごとにデスクをグループ化した方法です。一定の縛りがありますが、所定のエリア内であれば、どこでも自由に席を選べます。
部署やチームがまとまるため、完全フリーアドレスよりも、コミュニケーションを取りやすいことがグループアドレスのメリットです。誰がどこで働いているのか特定しやすいほか、気分に合わせて席を移せるため、マンネリの防止にもつながるでしょう。
一方で、完全フリーアドレスよりも自由度が低く、部署やチームの垣根を超えたコミュニケーションが取りにくくなります。また、グループの人数により空席が生まれる場合があり、スペースを効率よく活用できないかもしれません。
【事例あり】フリーアドレスの代表的なデスクレイアウト6選
フリーアドレスは自由度が高いため、自社の特徴やスタイルに合ったレイアウトにすることが重要です。フリーアドレスの代表的なデスクレイアウトを、事例とあわせて見ていきましょう。
＜フリーアドレスの代表的なデスクレイアウト＞
・対向型レイアウト
・同向型レイアウト
・背面型レイアウト
・個別ブース型レイアウト
・クロス型レイアウト
・ブーメラン型レイアウト
対向型レイアウト
フリーアドレスの中では、もっともスタンダードなタイプのレイアウトです。複数のデスクを向かい合わせて、島のように配置します。複数のデスクをまとめるため、部署やチームごとに振り分けやすく、グループ間での結束を高めやすいでしょう。
ただし、対向型レイアウトは、フリーアドレス以外のレイアウトでも多く活用されています。フリーアドレスに変更したとしても「今までとの違いがほとんどない」といった不満を持たれる可能性があることには、注意が必要です。
同向型レイアウト
すべてのデスクを同じ方角に向けて設置するレイアウトです。対向型とは異なり、向かいのデスクにいる従業員と目が合わないため、業務に集中しやすくなります。銀行やコールセンターなどで多く取り入れられていることが、同向型レイアウトの特徴です。
一方、隣の席の従業員以外とは、コミュニケーションが取りにくくなります。対向型から同向型に切り替えると、以前よりも意思の疎通が取りにくくなるかもしれません。
背面型レイアウト
従業員同士が背中合わせになるように配置する、デスクレイアウトです。
従業員同士が顔を合わせずに済むため業務に集中しやすく、さらに席から振り返るだけで近くの従業員同士がコミュニケーションを取れるため、バランスの良いレイアウトといえます。一方で、背中合わせになっていない従業員と、コミュニケーションを取ることは困難です。
個別ブース型レイアウト
パーテーションやフォンブースなどで、空間を区切るタイプのデスクレイアウトです。個人作業に手中できる環境を構築できることが、個別ブース型レイアウトの魅力といえるでしょう。一方で空間が区切られるため、コミュニケーションが取りづらく、どのような作業をしているのかも外からでは判断ができません。
クロス型レイアウト
テーブルを縦横に交差させるようにして配置するレイアウトです。周囲の通路をジグザグにすることで動線が固定化されにくくなり、従業員同士が接する機会を増やせます。ただし、通路の構造が複雑化されてしまい、従業員によってはストレスを感じるかもしれません。
ブーメラン型レイアウト
120度のテーブルを用いた亀甲状のデスクレイアウトです。1人あたりが使える机上の面積が大きく、なおかつ従業員同士が適度な距離感を保ってコミュニケーションを取れます。一方で、レイアウトの形状が特殊なため、什器の導入にコストがかかりやすいほか、ある程度のスペースが必要です。
フリーアドレス化にあわせて検討したい設備
オフィスや事務所のフリーアドレス化にあわせて検討したい設備として、以下の4点があります。それぞれの導入を検討しましょう。
＜フリーアドレス化にあわせて検討したい設備＞
・カウンター席
・ブース席（ファミレス型）
・集中ブース席
・共用文具コーナー
カウンター席
バーカウンターのような高さの席で、主に窓際に設置します。外の景色を眺めながら仕事ができるため、リフレッシュ効果に期待できることがメリットです。オフィス内の中央に配置すると、ミーティングや打ち合わせの場所としても活用できるほか、健康増進を目的とするスタンディングワークにも利用できます。
ブース席（ファミレス型）
ひとつのテーブルをはさんで、2つのソファを配置する席です。ファミレスの席をイメージすると、想像しやすいでしょう。カジュアルな雰囲気を生み出せるため、リラックスできる空間を設けたい場合におすすめです。背もたれが高いソファを用意するとセミクローズドな空間になり、気密性の高い会話もしやすくなります。
集中ブース席
集中ブース席は、周囲の視線と雑音を遮って、作業に集中するための席です。フリーアドレスを導入するとオープンスペースが増えますが、集中ブース席を設けることにより、個人的な作業やWeb会議などにも集中しやすくなります。
集中ブース席の種類は、次の2つです。
＜集中ブース席の種類＞
・フルクローズドタイプ
・セミクローズドタイプ
フルクローズドタイプは、壁や天井に囲まれた個室です。視線を完全に遮れるため、Web会議などの用途に適しています。一方のセミクローズドタイプは、壁や天井の一部が開かれており、簡易的に設置できるタイプの集中ブース席です。
共用文具コーナー
フリーアドレス化にともない、文具の持ち運びをわずらわしく感じる社員も多いため、共用文具コーナーの設置も検討しましょう。以下のような文具を共用コーナーに設置しておくと、社員の利便性は格段に上がります。
＜共用文具コーナーへの設置をおすすめできる文具＞
・ふせん
・メモ帳
・ペン
・セロハンテープ
・ホッチキス
・はさみ
・カッターナイフ
・修正テープ など
フリーアドレスを効果的に導入するための3つのポイント
フリーアドレスによる効果を最大化させるためには、綿密な事前準備を立て、計画的にルールの策定などを行わなければなりません。フリーアドレスの導入に向けて重要なポイントは、次の3つです。
＜フリーアドレスを効果的に導入するための3つのポイント＞
①導入目的を明確にしておく
②運用ルールを設定する
③導入後、効果検証を行う
①導入目的を明確にしておく
まずは、何を目的にフリーアドレスを導入するのか決めましょう。経営陣など上層部の判断だけではなく、フリーアドレスを実際に運用する社員も含めて、社内全体で目的を共有することが重要です。導入目的が明確であれば、最適なレイアウトや同時に導入する必要のある設備が見えてきます。
②運用ルールを設定する
運用ルールを設定することも重要です。大半の従業員が毎日同じ席に座り、席を固定化してしまうようでは、フリーアドレスを導入する意味がありません。「３日以上同じ席に座ってはいけない」など、フリーアドレスの特徴を活かせるルールを決めるのがおすすめです。
また、書類管理や整理整頓に関するルールも決めておきましょう。デスクの上に私物が並ぶと、席が固定化され、フリーアドレスの意味がなくなってしまうためです。
③導入後、効果検証を行う
フリーアドレスは、導入しただけで効果を発揮するものではありません。従業員がフリーアドレスのメリットを活かしながら働けているかどうか、備品やツールが不足していないか、運用ルールに問題はないかなどを確認して効果検証を行い、必要に応じて改善策を検討しましょう。
株式会社オフィス ラボでは、フリーアドレスの導入をリードするだけでなく、フリーアドレス導入後のアフターフォローもしっかりと行います。運用ルールの見直しやレイアウトの調整・変更などにも、長年の経験により培ったノウハウをもとに取り組み、フリーアドレスの効果を最大化させることが可能です。
そもそも、フリーアドレスを導入するメリットとは？
そもそも、フリーアドレスを導入すると、企業側はどのようなメリットに期待できるのでしょうか。多くの企業がフリーアドレスを導入している理由は、以下3つのメリットに期待できるためです。
＜フリーアドレスを導入するメリット＞
・オフィスコストの削減、面積の有効活用につながる
・社内コミュニケーションが活性化する
・生産性の向上につながる
オフィスコストの削減、面積の有効活用につながる
フリーアドレスは、社員数と同数の座席を必要としないため、固定席と比較してオフィス内のスペースを削減でき、面積を有効活用できます。テレワークを導入済み・導入予定の場合、出社する社員数を制限できるため、フリーアドレスとの相性はさらに良好です。
これらの理由により、フリーアドレスを導入すると、必要なオフィス面積を削減できる可能性があります。結果として、よりコンパクトで家賃が安いオフィスに移転できる場合があり、オフィスコストの削減につながるのです。
社内コミュニケーションが活性化する
部署やグループの垣根を超えたコミュニケーションを取れることも、フリーアドレスの魅力です。固定席運用の場合、周辺にいる従業員が固定化させるため、同一部署・グループ内でも限られた人物同士でしか会話ができません。フリーアドレスなら、近くの席に座る従業員が毎日入れ替わるため、社内コミュニケーションを活性化させられます。
生産性の向上につながる
フリーアドレスの導入により、集中作業がしやすい環境やリラックスできる環境を整えたり、コミュニケーションを活性化させたりすると、生産性の向上につながる可能性も高いです。多くの従業員が効率的に働けるようになると、おのずと業績も向上します。
また、労働環境の向上は、社員満足度やモチベーションの向上にもつながります。この結果、定着率の向上に期待できることも、フリーアドレスを導入するメリットのひとつです。
フリーアドレスを導入する際の懸念点
フリーアドレスには多くのメリットがある一方で、いくつかの懸念点もあります。以下の3点について、解決策もあわせてご紹介します。
＜フリーアドレスを導入する際の懸念点＞
・マネジメントがしにくい
・フリーアドレスの運用ルールが社員の負担になる可能性がある
・向いていない部署もある
マネジメントがしにくい
管理職にとってのデメリットは、マネジメントがしにくくなることです。社員の進捗や出席状況、居場所などを把握しにくいため、コミュニケーションを取りにくくなる可能性があります。従業員が居場所や行き先などのスケジュールを共有するようルールを設けたり、チャットツールなどで素早く連絡を取れるようにしたりなど、対策をすると良いでしょう。
フリーアドレスの運用ルールが社員の負担になる可能性がある
フリーアドレスの導入後、従業員は座席を移動するたびに、カバンや書類などを持ち運ばなければなりません。パソコンをデスクに固定する場合は、個々に合わせた設定も不可能です。フリーアドレスが社員の負担になる可能性があるため、従業員の意見も取り入れながら運用ルールを決めましょう。
向いていない部署もある
オフィス在籍率が高い部署は、フリーアドレスにはあまり向いていません。たとえば管理部門の場合、個人情報やセキュリティに関する業務を行う場合が多く、パソコンの固定化も必要です。一定の部署に対しては固定席を認めるなど、フリーアドレスと共存できる環境を区分けして設けましょう。
まとめ
フリーアドレスには「対向型」「個別ブース型」など、いくつかのレイアウトがあります。効果を最大化させるためには、カウンター席や共用文具コーナーなどの導入もあわせて検討しましょう。導入目的を明確にすることや、導入後に効果検証を行うことなどが、フリーアドレス化を成功させるためのポイントです。
「オフィス ラボ」では、オフィス改修のトータルプロデュースを行っています。レイアウト変更の完了をゴールとせず、企業が理想の組織へ成長することを第一に考え、変更後も継続的なサポートさせていただきます。フリーアドレスのレイアウト変更をご検討中の担当者様はぜひ、お問い合わせください。
