コロナによる影響にもひと段落がつき、テレワークを取りやめてオフィス回帰する企業も増えてきました。しかし、引き続きテレワークで働くことを希望する社員も多く、働き方に関する社員と企業の考え方の相違が浮き彫りになるケースも見られます。
それでは、どのようなオフィスを構築すると、社員がおのずと出社したくなるような理想のオフィス作りができるのでしょうか。この記事では、社員がオフィスに対して望むことや、理想のオフィスを作るまでの流れ・手順、そして実際に「理想のオフィス」を手に入れた会社の事例などをご紹介します。
アフターコロナのオフィス回帰に否定的な社員も多い
ここ最近は「ステイホーム」「オンライン飲み会」といったコロナ禍で流行した言葉をほとんど聞かなくなりました。それに関連して、これまではリモートワークを推進してきた企業も、オフィス出社へ続々と方針を戻し始めています。
しかし社員の声に耳を傾けると、オフィス回帰に否定的な社員も多いです。まずは社員がテレワークを希望する理由と、企業がオフィスへの出社を求める理由を確認しておきましょう。
社員がテレワークを希望する理由
社員は、テレワークに対して以下のようなメリットを感じています。
＜社員が感じるテレワークのメリット＞
- 満員電車など通勤のストレスがない
- プライベートの時間が充実する
- 業務終了後に退勤のしづらさを感じることがなくなった
- 人間関係のストレスが少ない
- 子育てや介護などに時間を割きやすい
コロナ禍によって生まれた「新しい働き方」に対して、さまざまな面から快適性を見出している社員が多いことは事実です。ワークライフバランスを重視する人にとって、テレワーク・リモートワークは、仕事へのモチベーションを高めやすい働き方ともいえます。
企業が出社を求める理由
一方で、企業側には社員に出社を求める理由があります。
＜企業が出社を求める理由＞
- 社員同士がコミュニケーションを取る機会を増やせる
- 企業や部署に対する帰属意識を高められる
- 生産性の向上に期待できる
- 適切なマネジメントをしやすくなる
テレワークにはテレワークの、出社には出社のメリットがあるものです。テレワークを望む社員が多いことは事実ですが、出社するメリットを社員が実感できる「理想のオフィス」を実現させることにより、出社によって得られるメリットを確保しながら、社員の満足度も高められます。
「理想のオフィス」の実現で、社員が出社したくなる会社へ
社員が積極的に出社してくれる会社にするためには、企業にとっても社員にとっても「理想のオフィス」を実現させることが重要です。理想のオフィスを実現させると、以下のようなメリットを得られます。
＜理想のオフィスを実現するメリット＞
- 社員同士のコミュニケーション活性化につながる
- 業務効率化・生産性向上につながる
- エンゲージメントが高まる
社員同士のコミュニケーション活性化につながる
オフィスがあると社員同士が顔を合わせる機会が増え、テレワークよりもコミュニケーションが活性化する可能性が高いです。フリーアドレスの採用やラウンジの導入といった工夫をすると、部署を超えた接点も持ちやすくなり、新しいアイデアが創出されることもあります。
テレワークではコミュニケーションが不十分になりがちで、孤独や不安を感じる社員も多いです。社員が出社したくなる理想のオフィスを用意すると、上司や先輩に相談をしたり、同僚と雑談をしてリラックスしたりする機会も増え、社員のモチベーション向上にも役立ちます。
業務効率化・生産性向上につながる
業務を進めやすいレイアウト設備にすることで、業務効率化や生産性向上にもつながります。業務効率化は残業の削減に、生産性向上は待遇の改善につながる可能性があり、これが社員の満足度アップという形で好循環を生み出すのです。
個人的な作業に集中できる環境が必要なら集中スペース、チームワークを重視するならミーティングスペースの設置が有効です。仮眠室やカフェなどのリラックススペースを設けて、社員がリラックスしやすい環境を整えることも、業務効率化・生産性向上の両方に役立つ可能性があります。
エンゲージメントが高まる
オフィスで同僚と頻繁に顔を合わせたり、会話をしたりするだけでも、社員同士に絆が生まれます。テレワークと比較して報告・連絡・相談もしやすく、チームワークが生まれやすくなるため、エンゲージメントを高める効果にも期待できるでしょう。
社員にとっての、出社したくなる「理想のオフィス」とは？
先述したとおり、現在は「テレワークを望む社員」と「出社を望む企業」という一種の対立した構造が生まれつつあります。それでは、社員が思わず出社したくなるオフィスとはどのようなオフィスなのでしょうか。社員目線から見た「理想のオフィス」は、以下のような特徴を備えています。
＜社員にとっての理想のオフィス像＞
- 圧迫感がなく、広々としている
- 動線が良い
- 高性能の機器や高品質な家具がある
- 働くスペースの選択肢が多い
- グリーン（植物）を取り入れている
- 社員食堂やオフィスカフェがある
圧迫感がなく、広々としている
オフィス内が開放的な雰囲気で、圧迫感がなければ、社員は仕事中にストレスを感じにくくなります。反対に人が密集していたり、家具や備品が多すぎたりすると、鬱々とした気分になりがちです。デスクの間隔を広めにとる、パーテーションを極力減らすといった対策をとり、広々とした見通しの良いオフィスを作りましょう。
動線が良い
社員が働きやすい動線を意識してレイアウトを決めると、直線的で無駄のない働き方ができます。たとえばOA機器を頻繁に使う部署がある場合、その部署の近くに複合機などを設置すると、担当者は快適かつ効率よく働けるようになるでしょう。
また、動線を意識するとオフィス内の安全性も高められ、社員が安心して働ける環境を構築できるため、高いパフォーマンスを発揮しやすくなります。
高性能の機器や高品質な家具がある
高性能の機器があれば高度な作業をスムーズに進められますし、高品質な家具があれば勤務中のモチベーションを高められます。仕事に集中できる範囲にとどめる必要はありますが、高級ホテルのような上質な空間を設ければ、社員は会社に通うことを楽しみやすくなるでしょう。
働くスペースの選択肢が多い
柔軟な働き方ができるように、働くスペースに多様性を持たせることも意識しましょう。具体的には、以下のようなスペースを設けると、社員のモチベーションや生産性の向上につながります。
＜働くスペースの例＞
- 1人で作業に集中できるパーテーションで区切られたスペース
- オンラインミーティングに適した個室
- 社員同士がコミュニケーションを取りながら作業できるスペース
- スタンディングワークができるスペース
仕事の内容や目的に合ったスペースや、社員がその日の気分に合わせて働けるスペースを用意することが重要です。
グリーン（植物）を取り入れている
グリーンには癒し効果があり、執務室やリフレッシュスペースなどへの設置におすすめのインテリアです。生花と見間違えるほどクオリティの高い造花の観葉植物もあり、造花ならお手入れの手間もかかりません。背の高いタイプから家具のうえに乗る手ごろなタイプまでさまざまなサイズがあるので、空間に適したものを取り入れましょう。
リフレッシュスペースや仮眠室がある
社員が快適に働ける理想のオフィスを作るために、リフレッシュスペースを設ける企業も増えてきました。仕事中にオン・オフを切り替えられるスペースを設けると、コミュニケーションを活性化させる効果も期待できます。仮眠室を設けることで作業効率アップなどの効果を見込めるため、導入を検討するとよいでしょう。
社員食堂やオフィスカフェがある
社員食堂やオフィスカフェのように、社内で飲食を楽しめるスペースも社員から人気です。自宅でお弁当を作ったり、オフィス周辺で高いランチを食べたりといった時間的・金銭的負担を削減できるため、社員の満足度アップにつながるでしょう。
また、社員食堂やオフィスカフェがあれば食事中に会話をする機会も生まれ、コミュニケーションも活性化にもつながります。
「理想のオフィス」を作る流れ・手順
理想のオフィスを作るまでの流れや手順は、次のとおりです。
＜理想のオフィスを作る流れ・手順＞
- オフィスの現状を分析し、課題を洗い出す
- 社員にヒアリングする
- 課題・社員の声をもとにコンセプトを明確化する
- 専門業者に相談しながら、オフィスを作っていく
上記4つのステップを詳しく解説します。
①オフィスの現状を分析し、課題を洗い出す
まずはオフィスの現状を分析して、理想のオフィスを作るにあたっての課題を整理しましょう。あらかじめ課題を洗い出しておくと、その課題をクリアするために必要な設備や空間が明確になり、理想のオフィス作りに失敗しにくくなります。
たとえば社員同士のコミュニケーションの少なさを課題に感じているのであれば、ミーティングスペースやカフェスペースのように、コミュニケーションを活性化させやすいスペースを設けると効果的です。オフィス内が暗い、狭いといった課題がある場合は、オフィスの間取りや家具などのレイアウトを見直すと改善できます。
②社員にヒアリングする
社員にアンケートを取るなどしてヒアリングをし、現状のオフィスにおいて何が課題だと思うのか、あるいは何に満足しているのかを調査しましょう。オフィスの課題を詳しく把握しているのは社員自身なので、経営者層が思いもしなかった課題が見えてくるかもしれません。
③課題・社員の声をもとにコンセプトを明確化する
企業側が洗い出した現状のオフィスの課題や、アンケートなどにより吸い上げた社員の声をもとにして、理想のオフィスの実現に向けたコンセプトを明確化します。現状のオフィスを改修するだけでは改善できない課題が見つかった場合は、オフィスの移転も含めて、あらゆる方向性で検討を進めるとよいでしょう。
④専門業者に相談しながら、オフィスを作っていく
理想のオフィスを作るためには、専門業者の力を借りることが大切です。専門業者は企業の長所や課題、社員の特性なども見極めたうえで、最適なオフィス作りに向けたアドバイスを行います。プロジェクトマネジメントや引越し・移転サポートなどを行う専門業者もあるので、希望するサービス内容を網羅した専門業者を選ぶのがポイントです。
大規模なオフィス移転の場合、計画から移転完了まで1年がかりになる場合もあり、その間のプロジェクト担当者は通常業務と並行して移転に向けた準備を進めなければなりません。専門業者に依頼すると、担当社員にかかる負担も大幅に軽減できます。
少し変わった設備・制度で、出社したくなるオフィスを実現している企業も
ここまで理想のオフィスを作るためのアイデアをいくつもご紹介してきましたが、世の中には独特な方法で社員が出社したくなるオフィスを実現している企業もあります。一例として2つの事例をご紹介するので、自社に取り入れられるかどうかを検討してみましょう。
＜少し変わった設備・制度で理想のオフィスを作っている事例＞
- ダーツ・ビリヤードなどの遊びスペースがある
- 犬や猫などの動物と一緒に働ける
ダーツ・ビリヤードなどの遊びスペースがある
社員が出社したくなるオフィスを実現している企業の一例として、ダーツやビリヤード、卓球などの遊びスペースを設けている企業もあります。休憩時間のリフレッシュや、終業後に社員同士がコミュニケーションを図る場として機能を発揮するでしょう。
オフィス内に遊びスペースがあることは社外にも大きなインパクトを与えます。「我が社にはビリヤードがあるので、ぜひ遊びにいらしてください」と取引先の担当者に伝えると、興味を持たれやすくなるでしょう。結果として遊びスペースが商談を進めるきっかけになり、業績アップにつながる可能性もあります。
犬や猫などの動物と一緒に働ける
社員が飼っているペットと一緒に出社できたり、社内で犬や猫などの動物を飼っていたりするオフィスもあります。最近ではペットを家族として扱う人が増えているため、同伴OKにすれば社員は働きながらペットの様子を確認できるため安心できますし、癒し効果も生まれるでしょう。
ただし社員のなかには動物が苦手な人もいれば、動物アレルギーを持っている人もいるため、注意が必要です。事前にアンケートなどを行ってオフィス内の動物がいても問題ないか確認しておきましょう。また、同伴を認める動物の種類や、動物と触れ合える場所や時間帯など、細かいルールを決めることも大切です。
「理想のオフィス」の事例
実際に理想のオフィス作りに取り組んだ企業は、どのようなコンセプトをもとにしてオフィスの移転・改修を行ったのでしょうか。ここからは、株式会社オフィス ラボが手掛けた理想のオフィス作りの事例を2つご紹介します。
＜理想のオフィスの事例＞
- 東急不動産 様
- トーマン・トイズ様
東急不動産 様
「オーガニックリボンが緑との交流をつなぐ、森のようなオフィス」をテーマにした事例です。デザイン監修で隈研吾建築都市設計事務所の協力を得たコラボレーション案件として、理想のオフィス作りを行いました。
各所に設置したスペースに人の流れが集約されるような動線作りをしており、社員が自分の居場所を見つけ出し、より活き活きとしたパフォーマンスを発揮できるよう設計しています。デスクや収納には再生素材を多用するなど、SDGsを意識している点も特徴的です。
トーマン・トイズ様
キャラクターグッズの制作を主な事業内容とする企業で行った、理想のオフィス作りの事例です。創造性を刺激しつつも、リラックスして過ごせる空間作りを意識して設計を行いました。
オフィスの特徴である採光を活かし、ガラスやルーバーなどの視線が抜ける間仕切りを多用して、開放感があり明るい空間に仕上げています。温かみのある無垢材を使ったコミュニケーションスペースや、自社で開発した商品を来訪者にアピールできる製品棚などの存在が特徴的です。
まとめ
テレワークを望む社員が多い時代ですが、工夫を凝らしながら理想のオフィス作りを進めることによって、社員が出社したくなるような会社を生み出すことも可能です。出社の機会を増やすことにより、社員同士のコミュニケーション活性化や業務効率化、生産性向上などのメリットを得られます。
「オフィス ラボ」では、移転を含めたオフィス改修のトータルプロデュースを行っています。プロジェクトマネジメントからレイアウト変更、内装工事・施工監理からアフターフォローまで、理想のオフィス作りに関するすべてのサービスを当社にお任せください。
