オフィスのコストを削減したくても、どんな削減方法があるのか、どのように進めてよいか分からないケースもあると思います。
この記事では、企業向けに削減方法やポイントなどを解説していきます。
コロナ禍以降、オフィスの使い方やコスト削減で悩まれている企業経営者が飛躍的に増えました。
オフィスコストの削減は会社の運営において大切なポイントですが、正しく行わないと業務を非効率にする可能性もあります。
そのため、どのような部分のコストを削減すべきか悩む方も多いのではないでしょうか。
この記事では、オフィスコストの削減を進めたい担当者様に向けて、効果の期待できるコスト削減の具体的な方法を分かりやすく紹介いたします。ぜひ参考にしてください。
削減可能なオフィスコストとは
オフィス賃料
オフィス賃料としてかかるコストは主に賃料＋共益費で、一般的に立地や建物、専有面積に応じて異なります。そのなかで、賃料の削減に向けての交渉もコスト削減の一つの手になります。
一般的には、売上に対する利益の1〜2割程度が賃料の平均値だと言われており、オフィスを借りるにあたって最も大きなウエイトを占める賃料だからこそ、管理会社やオーナーに相談して価格交渉を進めてみることが大切です。
レイアウトコスト
オフィスの移転や統合、そしてレイアウトの変更には、内装工事、什器備品の調達、ネットワーク、電話、電源など多様なコストが発生します。企業ごとに理想とする働き方に合わせた計画が必要になってきます。
交通費
通勤、出張などで使用する交通費は大きなコストです。実は、交通費は法律上支給が義務付けられておらず、通勤のために交通費を支給しなくても、問題はありません。
ですが、従業員が円滑に業務を行うために多くの企業では通勤にかかる交通費を支給しています。
ITコスト
ハードウェアの購入費用やソフトウェアの導入にかかる費用、通信機器や通信費なども削減できるコストです。
通信費の基本料金や使用料金は業者により異なるため、利用先を見直す事でコストを抑えられる場合があります。
ただし、変更する際には工事費が発生する事もあるため注意が必要です。
エネルギーコスト
電気代や水道代などのインフラコストです。
特に電気代の負担は大きく、一般的にはオフィスが広いほど基本料金は高くなります。
オフィス用品コスト
コピー機、プリンター、FAXなど、OA機器の購入・リースにかかる料金のほかにも、文房具やコピー用紙も費用としてかかってきます。使用頻度によりコストに変動があります。
残業代
残業代を減らす工夫をすることもコスト削減に繋がります。残業時間により、コスト変動が大きいため、見直しの効果も比例して大きくなってきます。
オフィスコスト削減のアイデア
オフィス賃料のコスト削減案
オフィス賃料が今よりも低い物件に移転することは即効性がありますが、現状のオフィスに満足していて、できるだけ変更を加えたくない場合は、オフィス賃料の値下げを交渉することもコスト削減に重要な要素です。
同条件で自社よりも安い物件がある場合や、賃料は同じなのにより築年数が浅かったり、設備が整っていたりする物件があれば、賃料を下げてもらえる可能性があります。
その時の大きな交渉材料が周辺オフィスの賃料相場となります。とはいえ、交渉には豊富な知識が必要になります。オフィス・ラボでは、より優位な条件を引き出すために、物件によって最適な不動産会社を紹介させていただき、可能な限りオフィス賃料のコスト削減に貢献しております。
ITコストのコスト削減案
IT機器はリースやレンタルの利用で、導入時にかかる初期費用を抑えることが可能です。
またテレワークの導入もコスト削減の有効な手段の１つですが、在宅勤務などに対応するためのIT化に向けて新たに費用が発生する場合もあるため、気を付けなければなりません。また、ホームページの保守の依頼、サーバーのレンタル代も見直すことでコスト削減に繋がります。
エネルギーコストのコスト削減案
節電や節水など、社員１人１人が削減に取り組む事のできるコストです。
さらに、自社ビルですと、照明を消費電力の少ないLEDに変えたり、エアコンを常時稼働させておいたりなどの工夫も効果が期待できます。
オフィス・ラボでは実際にオフィスのエリア別の1日滞在率を調査し、滞在率が低い場所は空調や照明を常時消して運用しております。
オフィス用品コスト
オフィス・ラボの独自の調査では使用年数によってコストメリットが変わってきますので、
参考にしていただければと思います。※什器でのシュミレーションです。
資料も下記URLからダウンロードできます。
残業代
オフィス・ラボでは、残業を事前申請制にしており、残業に対するひとりひとりの自覚を促し、オフィスのコスト削減に繋げております。また、ノ－残業デーを設定して、気兼ねなく帰ることができる雰囲気を作り上げる制度を取り入れております。
オフィスコスト削減を進める方法
現状の洗い出しを行う
まず行うべきことは、現状でかかっているコストの詳細やコストに関わる課題点の洗い出しです。
各部署でどのくらいのコストがかかり、何が不足しているかなどを明確化しておく事は、
今後どのような対策を取れば良いかを考える際に役立ちます。
この際に出社率も把握しておくことも重要になってきます。
出社率によって、オフィス面積の削減なども考えられるためです。
課題点の洗い出しには、社員からのヒアリングやサーベイなどのアンケート調査で現場の声を吸い上げることも有効な手段です。
オフィス・ラボでは、現地のオフィス調査やヒアリング、サーベイなどのアンケート調査も無料で対応しております。
コスト削減のアイデアを募る
コスト削減は、部署や担当業務、働き方などによって変わります。
状況に合った削減を行うためには、対象部署や社員などからアイデアを募る方法も１つの手段です。オフィス・ラボでは、社内カイゼン委員会を立ち上げ、アイデア等を募っており、配属部署ならではの発想を活かした、コスト削減に繋がるアイデアも社員より募っております。
コスト削減を提案する
かかっているコストの現状をみて削減の必要性を感じ、
コスト削減に効果が期待できると思ったら、削減提案計画書を提案しましょう。
削減提案計画書の項目例は次の通りです。
①対象業務、対象エリア、コストの現状
②対象部分の課題点や問題点
③具体的な削減方法
④削減によって見込めるコスト感、削減幅
⑤必要な経費
⑥必要な時間やスケジュール
⑦目標数値
具体的に数値で表すと、実施への理解を求めやすくなります。具体的な改善方法やスケジュールなどについてもできるだけ具体的に記載し、提案する削減計画が実現可能であることを提示します。
まとめ
削減可能なオフィスコストは様々です。
現状把握と今後の働き方を考えた上で、自社に合ったコスト削減に取り組みましょう。
オフィス・ラボでは、オフィス環境に関わるサポートをワンストップで行っています。
オフィスの縮小移転やレイアウト変更はもちろん、現状把握のためのアンケート調査やサーベイ、移転後のオフィス運用やテレワーク導入のご相談も承ります。
ぜひ、お気軽にご相談ください。
