物件の契約更新時期が来た・人員が増えて手狭になってきたなど、オフィスの見直しを検討するきっかけはいくつもあるでしょう。最近ではテレワーク化が進んでいることもあり、事務所の縮小を考えた方が良い場合もあります。
とはいえオフィスの移転は、経営にも大きく関わる一大プロジェクトであり、当然ながら決して簡単に進められるものではありません。大前提として現段階で本当にオフィスの移転が必要なのか、しっかりと見極めることが不可欠です。
そこで本記事では、オフィス移転に向けた準備として、より適切な判断ができるよう、メリット・デメリットを整理してご紹介していきます。
オフィスの移転によって得られる4つのメリット
ではまず、オフィスの移転によって期待できる具体的な効果から見ていきましょう。
コストの見直しが出来る
特にオフィスの縮小を考えている場合には、現状よりも賃料の安い物件を選ぶことでコスト削減が図れます。無駄なスペースがないか再確認し、事務所自体の規模を小さくして費用を軽減する方法も考えられるでしょう。他にも例えば出社率が大幅に減っている場合には、都心から地方に拠点を移すことで、家賃を抑えるのも1つの手です。
人材の定着や採用がしやすくなる
オフィスの移転によって、事務所内がキレイになったり使いやすくなったりすれば、各従業員のモチベーションにもつながります。おしゃれで明るい内装にすれば、より居心地の良い空間を演出でき、社員にとっての会社に対する満足度も高まるでしょう。
他にも仮眠スペースを設置し、一時的な昼寝を推奨するなど、あらゆる面での働きやすさを整え直す機会にもなります。
さらに例えばリラックスできるラウンジやカフェスペースを設けるなど、オフィスの移転によってユニークな環境を作ることで、企業としての魅力付けも可能です。働く空間のアピール要素を増やすことで、求人の際にも応募が集まりやすくなり、採用がスムーズになる効果も見込めます。
社員の生産性アップにつながる
オフィス移転の際には、レイアウトの組み直しができるため、執務スペースの再検討ができます。
例えば細かな処理に集中できる個人ブースを設置するなど、状況に応じて作業を進める場を選べるようにすれば、各自の生産性アップにつながる効果も見込めるでしょう。一人ひとりにとって、なるべく仕事がしやすい空間が選択できれば、よりスムーズな業務遂行が促せるためです。
他にも簡単に集まりやすいミーティングスペースを作ることで、コミュニケーションの活性化を図り、新たなアイデアが出やすい空間にするなど。オフィスの移転を通じて、あらゆる仕掛けを加えていくことが可能です。
企業としてのイメージアップができる
オフィスは企業の顔にもなる要素であり、来訪したクライアントや面接に来た求職者の印象にも大きく影響します。例えばキッズスペースがあるなど、多様な働き方を推進している様子が伺えれば、どことなく時代の先を行くような社風が伝わるものです。
このように、オフィスの移転を通して、内装などのデザインを工夫し、企業としての姿勢を示せる効果も見込めます。またオフィスの移転によって、より顧客のニーズや事業の方向性に適した立地を選ぶことで、イメージアップができるケースも。ベンチャー気質が強いのであれば、最先端の企業が集まるエリアに移るなど、オフィスの場所によるブランディングにもつなげられます。
オフィスの移転に伴う4つのデメリット
では次からは、オフィス移転の際に注意しておきたいデメリットについて解説していきます。
まとまった費用が必要になる
当然ではありますが、オフィスの移転にはさまざまな費用が欠かせません。内装工事費をはじめ、新オフィスの環境に合わせた設備や什器、引越し代、物件の契約に掛かる敷金・礼金など、一気にまとまった金額が動くことになります。
また、オフィスの賃貸には、退去の際の原状回復も必須なので、その施工費用も忘れずに用意しておかなければなりません。
どの工程でいくらのコストを要するのか、事前にきちんと確認して予算を計画しておくことが不可欠です。1つずつ洗い出していき、削減できる部分はないか検討していくことをおすすめします。
通常業務との並行で負担が掛かる
物件選びやレイアウト設計など、オフィスの移転に向けた準備には、かなりの時間も要します。また会社としての営業もストップするわけにはいかないので、オフィス移転プロジェクトの担当者はもちろん、全従業員が通常業務と並行して引越しの用意をしなければなりません。
通常業務が忙しい社員にとっては、オフィスの移転自体をわずらわしいと感じてしまう可能性もあります。
できるだけ負担を軽減するには、状況に応じて業務分担がしやすいフローを作っておくなど、万全の協力体制を作っておくことも欠かせません。
社員が退職する可能性がある
各従業員の好みや状況はさまざまなので、場合によってはオフィスの移転が原因で人材が離れる可能性もあります。
例えば立地が変わったことで通いづらくなった社員がいれば、毎日の通勤が負担になって転職してしまうケースも考えられるでしょう。他にもオフィスのデザインやレイアウトが新しくなったことで、人によっては落ち着かない・業務に集中しにくいなどと感じるようになるケースもあります。
移転前の環境が気に入っていた従業員にとっては、オフィスが変わったことで、退職を考えてしまう場合もあることをきちんと想定しておかなければなりません。
スペースが有効に使われない場合もある
オフィス移転の意図や狙いが伝わっていないと、せっかくデザインやレイアウトにこだわっても、現場ではさほど有効活用されないケースも考えられます。
例えばフリーアドレスにしても、結局個々でいつも定位置にいるなど、固定席と変わらない運用になってしまうなど。他にも休憩スペースは設けたものの、場所が狭くあまり使われないというように、想定と異なる結果になる可能性もあります。しっかりと経営陣と現場が連携できていないと、無駄なスペースができてしまうなどの課題も出てくるでしょう。
オフィスの移転を効果的にするためのポイント
それではここからは、できるだけオフィス移転のメリットを得るために、気を付けておきたいポイントも見ていきましょう。
移転後のビジョンを明確にする
まずはオフィスの移転によって、会社としてどのような姿を目指すのか、ビジョンを持っておくことが大切です。もっと働きやすくしたい・柔軟なアイデアが出るようにしたいなど、オフィス移転に伴う方向性を固めておくことで、レイアウトやデザインのイメージにも直結していくでしょう。
また、短期的に考えてしまうと、会社の動き次第ですぐに次に移転しなければならないなどの状況になる可能性も。例えば今後はサテライトオフィスを作る予定がある・テレワークをもっと増やすなど、何年か先まで見据えたプランニングによって、より適切なオフィス作りにもつながります。
十分な準備と計画を徹底する
オフィスの移転は、少なくとも数カ月から1年は掛かるプロジェクトです。かなり長い期間を要するので、いつまでに何を完了させるのか、しっかりと計画しておく必要があります。
また、オフィスのレイアウトを決めるにも、例えばトイレや各種設備の位置など、細かく設定していかなければなりません。オフィスを移転して不便になっては意味がないので、あらゆる面を考慮しながら準備することが重要です。オフィス移転の際には、プロジェクトチームを組んで、手分けしながら進めていくのがベストでしょう。
さらに、移転の際には、新オフィスに向けた手配はもちろん、旧オフィスを退去するための手続きもあります。まずは解約予告の時期など、現在の契約内容を十分に確認し、入居と退去のタイミングを決めるとスムーズです。
あらゆる意見を取り入れる
実際に働く従業員たちには、個々にさまざまな考え方があります。できるだけ快適で充実した環境を整えるためにも、トップダウンで決めてしまうのではなく、アンケートを取ったりインタビューしたりしながら、幅広い視点からの意見を聞くことが大切です。しっかりと現場の声に耳を傾けることで、斬新なアイデアが生まれる可能性も高まるでしょう。
オフィスの移転はプロに任せるのが得策
ここまでにも出てきたように、オフィスの移転によって得られる効果はいくつもある一方で、かなりの労力を要するのも事実です。新オフィスが適切に運用されるように、移転先の立地やコストパフォーマンスをはじめ、あらゆる部分を徹底して考慮しないと失敗に終わってしまう可能性もあります。
そこで活用すべきなのが、オフィス移転のプロである専門会社です。これまでの実績に基づく豊富なノウハウから、オフィス移転の成功に向けたサポートが受けられます。
オフィス・ラボでは、組織力を高めるオフィス移転のご提案が可能です。移転先ビルの選定から内装のプランニング、工事の手配・管理、引越し、原状回復工事まで、ワンストップで対応いたします。もちろんすべて、よりベストなコストパフォーマンスにて実現。さらに移転後の改善といったアフターフォローも徹底していますので、万全のオフィス環境を検討されている際には、ぜひオフィス・ラボまでご相談ください。
