業務効率化がより重視される昨今、オフィスレイアウトを最適化する必要性も高まってきました。
「オフィスレイアウトの変更をしたことがない」「オフィスの仕様が業務内容の変化や人員の増減に対応できていない」という企業は、現状にそぐわないオフィスレイアウトが生産性を落としている可能性があります。早急にレイアウトの見直しを行い、社員が働きやすい環境を整えましょう。
本記事では、オフィスレイアウト作りのコツや必要なプロセス、さらにはデスクレイアウトの具体例を紹介します。オフィスレイアウト作りのコツがわかれば、自社にマッチしたレイアウトを実現できるはずです。
オフィスレイアウト作りのコツ
生産効率を上げるには、企業の業務内容・社員の数・働き方・使えるスペースに合ったレイアウトを採用しなければなりません。
オフィスレイアウトを考える際、押えておきたいポイントを紹介します。
通路幅を確保する
通路を作る場合、すれ違えないほどの狭さでは業務に差し障りが出ます。通路の幅を決める場合は、以下の基準寸法を参考にしましょう。
- 1人がギリギリ通れる通路：45～60cm
- 1人が横を向けばすれ違い可能な通路：120cm
- 人がすれ違える通路：160cm
上記は「標準体型」の人の場合です。体格がよい人が多い場合は、より広い幅が必要となります。
1人当たりのスペースを考える
「社員1人当たりにどのくらいのスペースを確保できるか」によって、レイアウトの考え方は異なります。
1人当たりの面積が小さいオフィスは、社員が業務中窮屈な思いをするかもしれません。業務効率が上がるよう、固定席をなくしたりスペースを共有したりなどの工夫が必要です。
一方1人当たりの面積が大きいオフィスは、ムダな空間を作ってしまう恐れがあります。パーソナルスペースに余裕を持たせたり、用途・部署ごとにミーティングルームを分けたりなどをして、空間を有効活用する方法を探しましょう。
各場所に必要なスペースを知る
オフィスの家具・OA機器・デスクの周辺にも、作業の快適性や人の動線を元に作られた基準寸法があります。快適なオフィス環境を実現できるよう、各所に必要なスペースを理解しておきましょう。
たとえば、オフィスに推奨される基準寸法には以下のものがあります。
- デスクと通路間の幅：180cm～
- デスクとデスクの幅：90～120cm～
- デスクと壁の幅（背面）：140cm～
- デスクと壁の幅（横面）：120cm～
- デスクと収納の幅（背面）：140cm～
- デスクと収納の幅（横面）：135cm～
- デスクとOA機器（背面）：140cm～
- デスクとOA機器（横面）：105～120cm
いずれも基準寸法を下回ると、業務効率が著しく低下する恐れがあるため要注意です。
ワークスペースの割り当ては業務内容に合わせる
1人当たりに必要なワークスペースは、業務内容・在籍率等によって異なります。ワークスペースの割り当ては、業務内容を勘案して行いましょう。
たとえば在籍率が低くデスクワークの少ない営業部門は、備品も多く必要としません。1人当たりのワークスペースをコンパクトにしてよいでしょう。
一方技術系の社員は、専門部材・フルサイズキーボードなどを多用します。専門書類・参考書類を置くスペースも必要なため、1人当たりのワークスペースは大きめに取ることが必要です。
レイアウトは応接室から決める
レイアウトを決めるときは、応接室から決めるのが定石です。応接室は来客を迎えるという性質上、設置場所にさまざまな制約があります。後に残すと条件がそろわず、せっかく作ったレイアウトが台無しになる恐れがあるのです。
応接室を決める条件には、次のようなものがあります。
- 入口から近いこと
- 日当たりがよい場所を選ぶこと
- トイレへの動線を確保しやすい場所に設置すること
- 休憩室から離すこと
来客が応接室やトイレに行く際、作業スペースを通るようなレイアウトは好ましくありません。
また商談などを行う場合、部屋の雰囲気も重要です。日当たりがよく明るい場所を選びましょう。
なお社員の休憩室が近いと、社員の声や笑い声が筒抜けになるかもしれません。お互いに気まずい思いをしないよう、休憩室から離れた場所にすることも必要です。
プロのチェックを受ける
設備のサイズ・寸法については、建築基準法・労働安全衛生法・消防法などに規定されているものもあります。どれほど理想に近いレイアウトを作っても、基準を満たさないものは採用できません。
法律に抵触しないよう「どのようなものが法律によって定められているか」のチェックが必要です。
オフィスレイアウトが完成したら、まずは1度プロのチェックを受けることをおすすめします。
オフィスレイアウトを決める手順
実用的なオフィスレイアウトを作るためには、適切な手順を踏むことが必要です。レイアウトを考えるときの基本的な考え方について見ていきましょう。
コンセプトの明確化
コンセプトは、「こんなオフィスにしたい」「こんな風に働きたい」「オフィスをこんなイメージにしたい」という、理想やイメージです。実際のレイアウトに取り掛かるときのベースとなるもので、レイアウトの方向性を決めます。
コンセプトがないままにレイアウトを考えても、社員が満足できなかったり、自社のワークスタイルにアンマッチだったりするレイアウトになる可能性があります。
「何のためのレイアウト変更なのか」を常に頭に置き、どのようなコンセプトを描くべきか考えましょう。
現況を調べる
レイアウトを作るに当たり、自社の現況を調べましょう。デスクレイアウトを考えるときや、必要なスペースを割り当てるときのベースとなります。
具体例には、以下の項目を把握しておきましょう。
- 自社フロアの面積
- 社員数
- 部署ごとの業務内容
- 部署ごとに必要な収納
- 電源の位置・数
- ネット・電話の回線数
具体的な数字がわからなければ、実用的なレイアウトは作れません。
ゾーニング計画を立てる
実際に図面を広げて、必要なスペースを割り当てていきます。とはいえこの段階は、あくまでも仮の状態です。エントランスや執務スペース・応接室、リラックススペース等の場所についておおよその位置を決めましょう。
中には、設置に関してさまざまな条件が必要な場所があります。ゾーニング計画を立てるときは、まず設置条件が厳しい場所から決めていくのがおすすめです。
動線を考える
ゾーニングと同様に重要なのが、社員の動線です。必要なスペースを割り振ったとしても、社員にムダな動きが出るようなレイアウトは実用的ではありません。レイアウトを変えても、「使いづらい」と後々苦情が上がるでしょう。
「全社員で使うコピーコーナーはアクセスのよい場所に置く」「給湯室は執務スペースのそばにする」など、社員の使い勝手を考慮した動線を考えてみてください。
インテリア・家具の配置を決める
業務に関係するレイアウトが決まったら、インテリアや家具の位置を決めます。実務に直接関係はないものの、インテリアや家具はスペースの印象に大きく影響します。
「執務スペースには癒やしのグリーンを多めに」「応接室には見栄えのよいインテリアを」など、細かい部分を決めていきましょう。
デスクレイアウトの具体例
社員の業務効率に大きく影響するのが、デスクレイアウトです。それぞれのレイアウトが持つ特性を踏まえ、自社のワークスタイルに最適なデスクレイアウトを導入しましょう。デスクレイアウトの主なパターンを紹介します。
島型
同じ部署・業務の人を一まとめにするデスクレイアウトです。「デスクレイアウトといえばこれ」とすぐに頭に浮かぶ人も多いでしょう。
島型の特徴は、業務中のコミュニケーションが取りやすいことです。お互い向き合って座るため、相談したり指示したりが容易です。
また電話やパソコンの配線を集中させやすく、島そのものがコンパクトにまとまります。グループワークが多い企業に適したスタイルといえるでしょう。
クラスター型
列ごとにデスクの向きを変え、互い違いに並べるレイアウトです。列の間にパーティションを置き、個人スペースを確保します。お互いに相手が何をしているか見えにくく、自身の業務に集中しやすいのがメリットです。
ただし1人当たりに広いスペースが必要になる上、配線の取りまとめにも困難が多いでしょう。
フリーアドレス型
テレワークやフレックスタイム制を導入する企業に向いています。固定席を設けないスタイルで、社員は毎日違う席で業務に取り組むこととなります。空いた席を有効活用でき、常に座席が最適化されるのがメリットです。
一方で「個人の荷物を置きにくい」「誰がどこにいるか把握しにくい」というデメリットもあるため、荷物置き場の確保や座席ツールの導入なども検討しましょう。
ベンゼン型
いわゆる「亀甲レイアウト」です。ダブルY字型を2組配置するのが特徴で、島が増えると亀の甲羅のように見えます。
1人当たりの作業スペースを広く取れるため、資料や図面等を大きく広げる業務に適しています。ただし、他のレイアウトと比較して、広いスペースが必要です。
オフィスレイアウトに悩んだらプロに相談を
理想のオフィスレイアウトを完成させるには、法律や空間デザインの知識が必要です。「コンセプトが浮かばない」「よいレイアウトを思いつかない」という場合は、オフィスレイアウトのプロに相談してみましょう。
プロに相談するメリットや、会社を選ぶコツを紹介します。
オフィスデザイン会社に依頼するメリット
オフィスデザイン会社は、企業へのオフィスレイアウトの提案をコア業務とする会社です。オフィスデザインのトレンドやニーズを熟知しており、企業ごとに最適なオフィスレイアウトを提案してくれます。
オフィスデザイン会社に依頼するメリットとしては、以下のものがあります。
- コンセプト作りから施工まで任せられる
- プロの視点のアドバイスをもらえる
- 法チェックにも対応してもらえるなど
オフィスデザイン会社の多くは、レイアウト変更に関わる全ての工程を一気通貫で行います。自社ではよいアイデアを出せないときも、プロならではの視点で的確なアドバイスをもらえるでしょう。
オフィスレイアウトで必須の法チェックもオフィスデザイン会社がすべて請け負ってくれるため、法に抵触する恐れもありません。
オフィスデザイン会社を選ぶコツ
オフィスデザイン会社を選ぶポイントは、「実績・経験」「提案力」「デザイン力」などです。まずはホームページをチェックして、どのような実績があるのかをチェックしてみましょう。
共感できるセンスの実績があれば、コンタクトを取ってみることをおすすめします。
「どこから探せばよいかわからない……」という企業担当者は、オフィスデザインに関するあらゆる業務を手掛ける「オフィス・ラボ」にお任せください。
オフィス・ラボは、オフィス移転からオフィスのレイアウトデザインまで幅広く手掛ける企業です。
豊富な経験・知識から、社員・企業のニーズを満たす、最善のレイアウトプランをご提案します。
自社にマッチしたオフィスレイアウトを実現しよう
オフィスレイアウトを考えるには、自社のワークスタイル・社員の動線・ニーズを適切に汲み取ることが必要です。その上で、必要なスペースの割り当てや動線の確保等を行いましょう。
理想のレイアウトが見つからなかったりコンセプトを立てられなかったりするときは、信頼できるオフィスデザイン会社を頼りましょう。コンセプト作りからオフィスレイアウトの作成・施行まで、すべてのフェーズを任せられます。
自社に合うオフィスレイアウトを導入し、企業全体の業務効率アップを図ってください。
