オフィスを広く見せたいと思っても、どうレイアウトを組めばよいのかわからないと行動に移せません。限られたスペースでも、家具の高さやカラーなどレイアウトのコツを掴めば広く見せられます。
この記事では、狭いオフィスのレイアウトに使えるコツや注意点をご紹介します。
狭いオフィスもレイアウト次第で広く見せられる
「オフィスに圧迫感があるのをなんとかしたい」「コストを抑えつつ狭いオフィスもおしゃれにレイアウトしたい」そんなときは、レイアウトを工夫しましょう。従業員数が少ない極小オフィスでも、コツさえ掴めばリフォームなしでも広く見せることができます。まずは狭いオフィスをレイアウトするメリットをご紹介します。
ストレスが軽減する
アデコ株式会社による調査では「仕事上のストレス」をテーマに、20代以上の会社員3,299人にアンケートを取りました。「会社に対して、社員のストレス軽減のために行ってほしいことはなんですか？」という質問に対しては、20％近い社員が「職場環境の改善」と答えています。［注1］
具体的には休憩室の設置や、柔軟な働き方を希望する声が上がっていたようです。
狭いオフィスではパーソナルスペースの確保が難しいことがあります。デスク同士の距離が近すぎたり、一人当たりの使えるスペースが狭すぎたりすると、集中して業務に取り組めず、ストレスがたまり、生産性が落ちることも考えられるでしょう。
たとえば会議室と応接室を一緒にすれば、スペースの節約になります。フリードリンクやリラックスできる家具を置けば、社員たちがリフレッシュできる空間にもなるでしょう。レイアウトのコツを抑えれば、狭いオフィスでもストレスを減らした柔軟な働き方が実現できます。詳しくはこの後ご紹介するレイアウトのコツを参照ください。
［注1］
人材紹介、人材派遣なら – アデコ株式会社
調査報告 あなたの仕事のストレスは何ですか？
https://www.adeccogroup.jp/power-of-work/vistas/investigation/2016/0125
社員間のコミュニケーションが増える
狭いオフィスでは自分のデスクから移動することが少ないため、社員間のコミュニケーションが減ることも考えられます。オフィスでのコミュニケーションが減ることは、業務の生産性にも支障が出るのです。
たとえば冒頭でご紹介したリフレッシュスペースの設置に加え、デスクをフリーアドレス型にするなどすれば、狭い空間を活かしたオフィスづくりができるでしょう。狭いオフィスでもコツを掴めば社員たちが気軽にコミュニケーションをとれる空間を作れるのです。
狭いオフィスレイアウトのコツ4選
狭いオフィスをおしゃれにレイアウトするには、コンセプトを決めて取り組むことが大切です。企業理念や和風、洋風などのテーマを決めたら、次は予算を決めます。今あるオフィス用品で済むのか、新たに買い足すのかを考えましょう。予算が決まったら、実際にレイアウトをしていきます。
以下ではオフィスをレイアウトする際のコツをご紹介します。
1. デスクのレイアウトを変える
狭いオフィスの中で、使われていないデスクがあればスペースの改善が必要です。フレックスタイム制を導入している企業や、営業が多いオフィスでは、デスクやパソコンに空きがあります。たとえばパソコン作業が少ない社員のデスクとパソコンは、コンパクトなものに変えます。フレックスタイム制やシフト制の企業では、フリーアドレス型を導入するとよいでしょう。
フリーアドレス型とは、社員がそれぞれのデスクを持たないスタイルのことです。その日の気分で好きな席に座れるため、リフレッシュにもなります。
使われていないデスクのスペースを取っておく必要がないため、これだけでもオフィスに余裕がではじめるでしょう。新しくデスクとチェアを買い足す際には、従業員が増えることを見込んで、少し余裕を持って選ぶことが大切です。
レイアウトでできたデッドスペースも有効活用します。たとえば高さのあるデスクを置いてミーティングスペースにしたり、集中して作業ができる個室を作ったりするのも一つの手です。
デッドスペースにある柱を掲示板に使ったり、スペースに合った棚を置いたりして、今あるスペースを最大限に活用しましょう。
2. ペーパーレス化して整理整頓する
紙の書類をPDFなどに変えてデジタル保存すれば、オフィススペースに空きを作れます。契約書や見積書などを紙でファイリングしていると、オフィス内に保管場所が必要です。書類が増えるとともに、大きな書庫が必要になるため、圧迫感が生まれてしまうでしょう。データ化できるものをデジタル上に保存すれば、オフィスの保管場所を使って新たなスペースを作れます。
社員の年齢層が高い場合は、ペーパーレス化に対応できるか不安に思うこともあるでしょう。
サイボウズチームワーク総研による「シニア社員の職場との関わり」についての意識調査では、シニア社員のペーパーレス化に対する考えについて触れられています。調査をとおしてわかったのは、7割以上のシニア社員が、ペーパーレス化は「問題ない」と感じていることです。［注3］
ペーパーレス化をすると業務が効率化するメリットも見込めます。どうしても書庫が必要であったり、大きな収納が必要であったりする場合は、壁に沿って置ける縦長のオフィス用品を買うとよいでしょう。また書類などが目に見えると、情報量が多く、狭いと感じてしまいます。オフィス用品を選ぶ際は、白いカラーの収納棚を選ぶと圧迫感が少なく済むでしょう。詳しくは次の項目でご紹介します。
［注3］サイボウズの起業研修プログラム：シニア社員、年下上司もペーパーレスも「問題ない」── 正直いやなのは「経験則が通じない」こと
https://teamwork.cybozu.co.jp/blog/seniorworker1.html
3. 家具は高さがなく、白に近いものを選ぶ
狭いオフィスを広く見せたいときは、家具の高さとカラーに注目しましょう。高さのあるパーティションは、圧迫感が生まれ狭く見えてしまいます。また窓や照明からの光も遮ってしまうため、オフィスが暗い印象になることもあるでしょう。
パーティションは低い収納棚に置き替えます。背面がなく、向こう側が空いて見えるものがより圧迫感が少ないでしょう。どうしてもパーティションが必要な場合は、ガラス素材を使います。透明感があり、窓や照明からの光を通すため狭いと感じづらくなるでしょう。
オフィス家具は白に近い明るいカラーがおすすめです。清潔感を与えられるとともに、狭いオフィスを広く見せることができます。
狭い空間に複数のカラーがあると、ごちゃごちゃとして散らかって見えたり、狭いと感じたりします。色のあるものはアクセントに使い、大きな家具は白に近いカラーを選ぶことがポイントです。
4. 多目的スペースを作る
狭いオフィスで複数のスペースを作りたいときは、多目的スペースを作りましょう。休憩室や応接間、会議室などを別々に作ってしまうと、一つひとつのスペースが小さくなり、作業スペースが狭まります。すべてをまとめて多目的に使える場所にすれば、スペースの節約ができます。
多目的スペースを作るときは、そのスペースのコンセプトを考えましょう。来客が多いオフィスでは、応接間をコンセプトに高級感や清潔感を与える空間にします。
あまり来客がない場合は、リフレッシュルームをコンセプトにするのもよいでしょう。フリードリンクや、座り心地の良いソファ、本や漫画などを置いたりすれば、社員が仕事の合間に身体を休める場所になり、ストレス軽減につながります。
狭いオフィスでレイアウトをする時の注意点
狭いオフィスでレイアウトをする際には、パーソナルスペースを意識すること、安全性を確保すること、コンセントを塞がないことなどに注意しましょう。
以下でそれぞれを詳しくご紹介します。
パーソナルスペースを確保する
狭いオフィスでレイアウトを考えるときは、社員のパーソナルスペースを意識しましょう。
パーソナルスペースとは、人間が安心できる空間のことです。そのスペースに人が入ってくると不快に感じてしまいます。社員同士の距離が近すぎるとストレスを感じるため、適度なスペースを空けてレイアウトを組むことが大切です。
パーソナルスペースは以下の4種類があります。
- 密接距離 0～45cm
- 個人距離 45cm～1.2m
- 社会距離 1.2m～3.5m
- 公衆距離 3.5m以上
この中でオフィスに使えるのは社会距離です。これは同僚や取引先を相手にする場合に適切な距離です。パーソナルスペースは性別や年齢、国柄によっても違います。パーソナルスペースは、一般的に男性は縦長の円形に広がり、女性は丸く広がっているようです。また年齢が高くなればなるほど、パーソナルスペースも広がります。社員のパーソナルスペースに配慮してレイアウトを組めば、ストレスを減らし生産性をアップすることにつながるでしょう。
安全性を確保する
おしゃれなレイアウトはもちろんですが、それ以上に大切なのは安全性です。社員が危険に晒されないよう、安全なレイアウトを組む必要があります。高さのあるものを社員の近くに置 かないこと、タコ足配線をしないことがポイントです。
高さのある家具を置く場合は、広く見せるためにも壁側に沿って配置します。地震対策として天井や床に家具を固定できる器具を入れるとよいでしょう。タコ足配線は火災の原因にもなります。デスクに燃えやすいものを放置することがないよう収納場所を作る、そもそもタコ足配線にならないレイアウトを組むなどして安全に配慮しましょう。
また、社員の動線を意識したレイアウトを組むことも大切です。メインとなる通りや避難経路に家具を置いてしまうと、いざというときにパニックになることも考えられます。
狭いオフィスのレイアウトを組むときは、社員がよく使う道を把握した上で、安全性を確保しながらレイアウトを考えましょう。
コンセントの位置を確認してからレイアウトする
狭いオフィスのレイアウトをする際は、コンセントの位置を確認してからレイアウトを考えましょう。業務で使うパソコンやコピー機などは、電源が欠かせません。コンセントをふさいでしまい、電源に困ることがないよう、あらかじめコンセントの位置を確認しておくことが大切です。
電源を必要とする機器は、コンセントの近くに置くのが理想ですが、レイアウト上置け ない場合には延長コードを使います。コードが剥き出しのまま床に放置されていると、散らかっている印象を与えたり、怪我のきっかけになったりします。
ケーブルカバーなどを使って壁にはわせましょう。また従業員が増えれば、パソコンを買い足すこともあります。あとからレイアウトし直す必要がないよう、余裕をもって電源を確保しておくことが大切です。
狭いオフィスでもコツを掴めば広く見せられる
狭いオフィスはレイアウト次第で広く見せられます。狭いオフィスをレイアウトすることは、ストレスを軽減したり、社員間のコミュニケーションを活性化させたりします。結果として業務の生産性もアップするため、コツを掴んだレイアウトを組みましょう。
レイアウトのコツは4つ。一つ目は使われていないデスクをコンパクトなものにしたり、フリーアドレス を導入したりすることです。二つ目は ペーパーレス化すること、三つ目はオフィス家具は高さがなく、白に近いカラーのものを選ぶことです。四つ目には多目的スペースを作ることをご紹介しました。
レイアウトを考えるときは、社員がストレスを感じないよう、パーソナルスペースを考えましょう。安全性やコンセントの確保も大切です。
