企業の利益を上げる方法は、売上を伸ばすことだけではありません。ムダなコストを削減して支出を最適化することも、現実的な施策のひとつです。経営利益がいまひとつだと感じている企業は、コストを見直して利益の増加を図りましょう。
オフィスにおけるコストを削減するための方法や見直すべき点、さらにはコスト削減を成功させるためのポイントを紹介します。
コストの削減に悩んでいる企業担当者は、自社のケースに当てはめて検討してみましょう。
オフィスのコスト削減を実現する方法
オフィスのコスト削減は、企業に在籍する社員全員に関わる事案です。必要な手順を飛ばして「コスト削減してください」と言っても、不満を持つ社員が出てくるかもしれません。
オフィスのコストを削減するとき、取るべき方法を紹介します。
課題の明確化
まずは自社のコストの現状を明確化しましょう。どこにどのくらいのコストがかかっていて、どの経費の負担が大きいのか、数値で把握するのです。
コストの詳細が数値で出せれば、それがコスト削減の根拠となります。社員に号令を掛けるときも、「○○に××円ものムダなコストが使われている」と具体的に説明できるでしょう。
また、自社のコストを正確に知るには、部署ごとに経費を出してもらう必要があります。担当を決めて数値を挙げてもらいましょう。
このとき「ムダだと思えるコスト」「足りないと感じているコスト」についてもヒアリングしておくと、今後の目標を立てやすくなります。
コストを分類する
企業のコストを大別すると、業績・季節・売上と無関係に発生する「固定費」と、如実にそれらの影響を受ける「変動費」があります。コスト削減を図るときは、自社のコストを固定費・変動費に分類しましょう。
分類の具体例は以下のとおりです。ただし業種・職種によって多少の差異はあります。
- 固定費：家賃・減価償却費・人件費・光熱費・福利厚生費など
- 変動費：仕入れ費用・原材料費・輸送費・外注費など
コスト削減の対象とするのは、まず固定費です。変動費は売上・業績に影響するため、基本的には手を入れない方向で計画を進めていきます。
全社的に意見を求める
コスト削減に取り組む際は、すべての部署から改善のアイデアを出してもらいましょう。
ただし、部署によって「コスト削減しやすい」「しにくい」という差はあります。「すべての部署が同じ負担を背負うべき」と考えるのは望ましくありません。
また社員に意見を求めると、「コスト削減反対」といった意見が出る可能性もあります。反対意見も無視するのではなく、耳を傾けることが大切です。
ムダに見えるコストも「ある部署にとっては非常に重要だった」というケースもあり得ます。
経費削減計画書を作成する
現状把握とヒアリングが終わったら、経費削減のための計画書を作成します。経費削減の根拠や目標を計画書として提示することで、社員からの理解も得やすくなります。
経費削減計画書には、以下の項目を入れます。
- コスト削減の目的
- コスト削減の具体的な方法
- コスト削減の根拠
- コスト削減のステップ・流れ（スケジュール）
- コスト削減によって期待できるであろう効果
計画書が完成したら、全社的に共有します。反対意見が出た部署には、とくに丁寧に詳細を説明しましょう。
計画の実行・効果検証
経費削減計画書に則って、実際に計画を実行しましょう。ただしいきなり「コスト削減」を押し付けると、社員のモチベーションが下がる恐れがあります。
ファーストステップとしては、大勢に影響のない小さな範囲から始めるのがおすすめです。
このとき重要なのは、「実施前」「実施後」を比較できるようにすることです。例えば「3カ月たったら振り返りを行う」などと決め、コスト削減の効果を検証しましょう。
明らかな効果が見られたプランは、継続して行います。あまり効果が見られなかったり、そもそもコスト削減への取り組みが進まなかったりする場合は、プランの練り直しが必要です。
削減しやすいオフィスコスト
前述のとおり、コスト削減の対象とすべきはまず固定費です。業績・売上と直接関連しにくいコストは、積極的な見直しを図っていきましょう。
削減しやすいコストにはどのようなものがあるのかを紹介します。
家賃
ビル内にオフィスを構えている場合は、毎月の家賃と共益費が発生します。ビルが駅近だったり地価が高い場所にあったりする場合は、毎月の賃料も高額になるでしょう。
また家賃は、敷地面積の広さに比例するのが一般的です。フロアを広く取り過ぎている企業も、賃料が高額になります。
企業ごとに利益構造は異なるため、いくらが適正賃料なのかは一概にはいえません。しかし、「限界利益（粗利益）に対して、家賃は10～20％以内が適正」「家賃は売上の10％程度が適性」などとよくいわれます。
自社の売上のうちあまりにも家賃が占める比率が高い場合は、家賃を抑える方法を考えなければなりません。
エネルギーコスト
ガス・水道・電気といったエネルギー系のコストは努力によって削減しやすいポイントといわれます。
とくにオフィスでは、照明・パソコン・プリンターなどに使う電気が膨大です。電気代が占める割合は高くなりがちで、多くの企業がコストカットの対象とするのは当然といえます。
エネルギーコストは、オフィスのコスト削減を目指す上で、非常に重要なポイントとなるでしょう。
IT・通信費
IT・通信費は、IT環境の構築にかかるコストと電話・FAXなどにかかるコストです。プロバイダーや通信業者の選び方・契約の仕方でコストが変わることがあるため、最安のケースを比較してムダの有無をチェックする必要があります。
また自社サーバーを構築している企業は、保守・管理のコストも大きな負担となっている可能性があります。イニシャルコストはかかりますが、クラウドサーバーを利用することも検討した方がよいかもしれません。
ただし業務内容によってはクラウドサーバーが適さないケースもあるので、自社の業務の性質を踏まえた検討が必要です。
消耗品費
消耗品費はオフィス内で使う事務用品や、日用品にかかるコストです。トイレットペーパーやコピー紙、切手やUSBなどが該当します。またパソコンも永久的に使えるものではないことから、会計処理では「消耗品」に分類されます。
消耗品費も、使い方・選び方に気を付ければコスト削減しやすい項目です。不必要に高いものを購入していたり大量に購入し過ぎたりしていないかチェックしてみましょう。
採用コスト
採用コストは、社員を1人雇い入れるのにかかるコストです。主に以下の方法で算出されます。
「採用コスト総額」÷「採用人数」＝採用コスト単価
雇った人がすぐに辞めればすべてはムダとなり、また求人広告を打たなければなりません。求人を掛けても人が集まらなかったり求める人材を得られなかったりする企業ほど、採用コストが高額になります。
慢性的に人材が不足している企業は、採用コスト削減を真剣に考える必要があるでしょう。
オフィスコスト削減の具体的なアイデア
経費の割合を最適化するためには、ムダを省くための施策が必要です。現状を見直して削除対象となり得るコストが見つかったら、具体的な削除プランを実行していきましょう。
オフィスコストを削減したいとき、選択し得るアイデアを紹介します。
テレワークの導入
テレワークによって出社人数を抑えれば、通勤費・水道光熱費・備品・消耗品費の削減・スペースコストなどが削減できます。
またテレワークを導入する企業は、「働き方の選択肢が豊富」という印象です。求職者からのイメージはよく、職を希望する人が増えるかもしれません。この場合、テレワークは採用コストの削減にもつながるでしょう。
ただしテレワークを効果的に実施するためには、ICT環境の構築・デジタルデバイスの割り当て・ツールの導入などが必要となります。イニシャルコストが高く付くこともあるので、綿密な計画を立てましょう。
デバイスやOA機器を見直す
パソコンは必要なものですが、自社で全て揃えるとコストが高く付きます。新たに購入するのは控え、レンタル・中古品なども検討しましょう。
企業の中には、業務に対してパソコンがオーバースペックだったり、数が余ったりしているケースも少なくありません。デバイスは「部署に○台」と大ざっぱに割り当てず、必要な部署に必要な台数のみを設置しましょう。
一方OA機器を扱う業者は数多く、サービスや価格はさまざまです。契約から数年たっている場合、もっと条件のよい業者があるかもしれません。契約期間が切れる前に、低価格でよいプランを提供する業者がいないか、探してみるのがおすすめです。
照明・空調の温度設定の見直し
蛍光灯よりもLEDの方が、電気代は安価かつ長持ちします。イニシャルコストは高く付きますが、長い目で見てLEDに変えましょう。
また、エアコンが電気代を大きく左右するケースもあります。夏・冬とも温度の下げ過ぎ・上げ過ぎに気を付けましょう。
ただし、室内の温度が快適に保たれていない場合、社員の作業効率が落ちるといわれます。「夏は○度」「冬は○度」と一律に決めるのではなく、臨機応変な対応が必要です。
消耗品をまとめ買いする
ペンや消しゴム・ハサミといった文房具は、機能を果たしてさえいれば業務に差し支えはありません。在庫を全社的に共有して、同じ物を使うようにしましょう。
消耗品は単品購入するよりも、まとめ買いによってコストを下げやすくなります。
消耗品をまとめ買いするオフィスの縮小移転も選択肢に入れる
売上に対して家賃の比率が高いと感じたら、オフィスの縮小移転も有益です。「これ以上縮小できない」という場合でも、テレワークやフリーアドレスの導入によってスペースコストを下げられるケースは少なくありません。ワークスタイルから見直して、業務スペースを最適化しましょう。
「どこから始めてよいかわからない」という場合は、オフィス移転のマネジメント会社に相談してみるのがおすすめです。
「オフィス・ラボ」は、数多くのオフィス移転を手掛けてきた、オフィス移転のトータルプロデュース会社です。企業ごとに必要なオフィスデザイン・レイアウトを見極め、最適なコストバランスでご提案します。
理想のオフィス移転を実現したい企業様は、豊富な経験・実績に基づくサポートを提供できるオフィス・ラボにおまかせください。
オフィスのコストを削減するときのポイント
オフィスのコスト削減を目指すのは必要なことですが、方向性を誤ると「社員の士気が低下するだけ」で終わる恐れがあります。コストを削減するとき、気を付けたいポイントを見ていきましょう。
何でも削除対象にしない
コストを下げることばかりに気を取られると、業務効率低下につながるケースがあります。コストを抑えたいがために、社員に不便を強いるようなことは避けましょう。
また高額なコストによって、安全性・信頼性を担保しているケースもあります。例えば社内のセキュリティや製品の質に関わるようなコストは、安易に削減対象にすべきではありません。「コストがかかっている＝悪い」ではなく、コストの意味・目的を考えましょう。
結果が出やすいところから始める
削除対象となるコストが多い場合、あれもこれもと手を付けるのは避けましょう。すべて途中で頓挫して、うまくいかなくなる可能性があります。
オフィスのコストを削除する際は、「大きなところから始める」を意識しましょう。
たとえば面接や会議をすべてWeb上で行うようにすれば、会場費や交通費・資料作成費用などが不要です。コスト削減の成果が見えやすく、スムーズな経費削減をアピールしやすくなるでしょう。
ムダを削減してオフィスコストを最適化しよう
事業を運営していく上で必要なコストはさまざまあります。しかしコストの内訳を見直さずに放置すると、現状とかみ合わなくなってくることが少なくありません。「売上をアップさせたい」と感じる企業こそ、ムダなコストの削減に積極的に取り組みましょう。
コスト削減の方法はさまざまあるので、自社に合う方法を選択してください。思い切った施策を実施したい企業は、オフィスの縮小移転まで検討することをおすすめします。
