皆さんこんにちは、オフィス・ラボです。
今回は、『ペーパーレス化 × SDGs』についてご紹介いたします。
かつて、ペーパーレス化は森林伐採を減少させるため、主に環境保護を目的として進められていました。同時に、近年はペーパーレス化の目的も多様化してきています。
IT化に伴いボーダーレスな社会が進み、ペーパーレスの目的は、意思決定スピード向上、さらには競争力強化へと変化しています。この記事では、ペーパーレス化×SDGsについて、どのような関りがあるのか、弊社の取組と合わせてご紹介いたします。
ペーパーレス化のメリットは？
現在では、電子承認の広がりやリモートワークの推進に伴い、ペーパーレスを導入している企業が多くあります。一般的にペーパーレスを進めることによるメリットには、下記などが挙げられます。
・コストの削減
・作業効率の向上
・安全性の向上
シンプルに紙の量を減らすだけでは掃除と変わらないため、ペーパーレス化を通じてどういったメリットを実現していくかを考えることが極めて重要です。
ペーパーレス化×SDGs ～私たちが実践していること～
ここからは、実際に弊社で実践していることをご紹介いたします。
パーソナルロッカーの設置(フリーアドレスの導入)
パーソナルロッカーを配置し、フリーアドレスの運用を行いました。
出社後、その日に必要な仕事道具をパーソナルロッカーから取り出し、外出や退社時にオフィスから出る際は、ロッカーに荷物をしまいます。
パーソナルロッカーは収納できる容量が明確に決まっているため、余分なモノを溜め込むことができません。必要最低限の書類や小物だけを収納し、無駄なモノは処分したりペーパーレス化を進め、整理整頓を徹底しています。
ペーパーストックレス
弊社では、業務上図面を出力して確認するなど、完全なペーパーレスの実現は難しいのですが、出力後に不要になったものは廃棄し、必要なものはPDF保存を行い、”ストックしない”習慣づくりを行っています。そのためのツールとして、スキャナーの導入や、手書きのメモが可能なタブレットPC端末の導入など、ハード・ソフト両面で対策をとっています。
ペーパーストックレスを進めることで、無駄なファイリング作業が削減されました。
リモートワークへの対応
ペーパーレス化とテレワークは密接な関係にあります。時間や場所にとらわれずに仕事をするためには、仕事に必要な書類へ、いつでもどこからでもアクセスできる必要があります。
ペーパーレス化を行い、サーバー上で保存、ネットワークからアクセス、デバイスを使って閲覧できるようにすることで、コロナ禍でのリモートワーク運用にも柔軟な対応が実施できております。
空間の有効活用（ABWの実践）
書類のデータ化はコスト削減だけではありません。それまで書類の保管場所としていたスペースを新しく活用することができます。オフィスのフリーアドレス化によって、これまでに比べて自由度の高いオフィス活用が期待できます。
弊社では、空いたスペースにweb会議用ブースなどを設置し、業務内容によって働く場所を選ぶ、ABWの要素を拡大することができました。
(※特殊強化ダンボールを使用した弊社のオリジナルブースです。)
サステイナビリティへの取り組みとして
上記の取組みにより、サステイナビリティの取り組みへと繋がっております。
日本製紙連合会の調べによると、日本の紙・板紙の消費量は世界の中でもトップクラスとなっています。
ペーパーレス化を進めることで、紙の廃棄を抑え、環境や資源に配慮している企業・SDGsに前向きな企業として対外的にとらえられ、ITを活用し、効率的に業務を進めているイメージを持たれます。
上記より、文書削減の好循環をつくり、SGDsの、3.「すべての人に健康と福祉を」、4.「質の高い」12.「つくる責任 つかう責任」に貢献しております。
実践にあたっては、各社様の企業文化などにより導入のハードルは様々です。
実践のノウハウは是非、弊社までご相談ください！
