在宅ワークが定着した昨今、社員に対してオフィスへの出社を促すためには、社員が快適にオフィスを使える空間づくりが必須となっています。そこで注目を集めているのが「リフレッシュスペース」です。
今回はリフレッシュスペースの主な種類や、オフィスにリフレッシュスペースを設けるメリットと注意点を解説します。施工を依頼する業者の選び方や、実際のオフィスで導入された事例もご紹介するため、リフレッシュスペース導入に向けた参考としてご活用いただければ幸いです。
オフィスのリフレッシュスペースとは？
オフィスのリフレッシュスペースとは、社員が通常業務から離れてリフレッシュして過ごせる空間のことです。在宅ワークとオフィスワークが混在するアフターコロナでは、社員が出社したくなるオフィス環境の整備が求められています。そのための対策のひとつとして、オフィス内にリフレッシュスペースを設ける企業が増えました。
リフレッシュスペースの種類
一口にリフレッシュスペースと言っても、その種類はさまざまです。代表的なものだけでも、次の4種類があります。
【リフレッシュスペースの種類と特徴】
| 種類 | 特徴 |
|---|---|
| カフェスペース | 軽食を楽しめるスペースで、打ち合わせや雑談にも利用できる |
| ゲームルーム | ビデオゲームや卓球台などの設備を導入した、ゲームを楽しめるスペース |
| ナップルーム | 短時間の仮眠を取るスペースで、集中力と生産性の向上が期待できる |
| フィットネスエリア | 軽い運動が出来るスペースで、健康維持を促せる |
オフィスの規模や課題から、自社にとって最適なリフレッシュスペースを選びましょう。
オフィスのリフレッシュスペースを設けるメリット
貴重なオフィススペースにリフレッシュスペースを割くことは、経営に携わる方にとって勇気が必要なことかもしれません。しかし、リフレッシュスペースを設けることにより、次のように多くのメリットが期待できます。
＜オフィスのリフレッシュスペースを設けるメリット＞
・社員の健康維持に役立つ
・社内のコミュニケーションを促進させてくれる
・社員の生産性・創造力向上につながる
・社員の定着率向上が期待できる
・企業のブランディングや雰囲気に良い影響を与える
社員の健康維持に役立つ
ナップルームやフィットネスエリアを設置することにより、社員の健康維持に役立つことがメリットです。昨今は運動不足解消やボディメイク目的でジムに通う人が増えています。気軽に体を動かせるスペースが社内にあれば、社員の健康維持や増進に役立ち、体調不良による欠勤も減らしやすくなるでしょう。
社内のコミュニケーションを促進させてくれる
リフレッシュスペースでは、部署の垣根を超えた交流を持てるため、社内コミュニケーションを促進できることもメリットです。仕事に関わる話はもちろん、プライベートな会話をしやすいこともリフレッシュスペースの特徴であり、良好な人間関係の構築も期待できるでしょう。
社員の生産性・創造力向上につながる
リフレッシュスペースを設置することにより、社員の生産性や想像力も向上しやすいでしょう。
業務に向き合う時間が長いと、心身の疲労が原因で生産性が低下する恐れがあります。例えばナップルームを利用して仮眠をとれば、リフレッシュした状態で業務に戻ることが可能です。普段は顔を合わせない社員と交流することにより、アイディアやイノベーションを創出する効果にも期待できます。
社員の定着率向上が期待できる
社員の定着率が向上し、離職率を引き下げる効果も得やすいでしょう。
リフレッシュスペースは、多くの社員が快適に過ごせる場所です。社員から「働きやすい職場」「社員思いの運営がなされている」と感じてもらうことにより、満足度が向上し、離職率が下がるでしょう。社員の流出を防げるほか、離職率の低さは求職者へのアピールにもなり、優秀な人材を確保しやすくなります。
企業のブランディングや雰囲気に良い影響を与える
オフィスにリフレッシュスペースを設置している企業は、求職者に対して「先進的」「労働環境が整備されている」といったポジティブなイメージを与えられます。オフィスを訪れた取引先の社員にもアピールしやすく、企業のブランディングにつながるでしょう。
また、リラックスできる環境を整えることにより、オフィス内の雰囲気も明るくなりやすいです。社員が前向きな気持ちで仕事に取り組みやすくなれば、生産性を向上させるなどの好循環につながります。
オフィスのリフレッシュスペースを設ける際の注意点
先述したように、オフィスにリフレッシュスペースを設けることにより、さまざまな効果が期待できます。その一方でいくつかの注意点もあり、以下の4点を把握したうえでリフレッシュスペースの設置を検討しなければなりません。
＜オフィスのリフレッシュスペースを設ける際の注意点＞
・社員のニーズを汲み取ってから作る
・リフレッシュスペースを設置する空間があるかどうか確認する
・利用ルールをしっかりと定める
・リフレッシュスペースの内容が簡素すぎると社員のモチベーションに悪影響を及ぼす可能性がある
社員のニーズを汲み取ってから作る
リフレッシュスペースにはさまざまな種類があるため、社員のニーズを満たす種類や設備が何なのかを事前に調査しなければなりません。アンケートを活用したヒアリングが有効ですが、社員が遠慮なく意見を発信できるように、無記名で投稿できるフォームを設置すると良いでしょう。
リフレッシュスペースを設置する空間があるかどうか確認する
リフレッシュスペースを設置する場合、ある程度の広さの空間が必要になります。リフレッシュスペースありきでレイアウトを変更すると、通常業務に悪影響が及ぶリスクがあるため要注意です。設置できる場所や広さに適した種類のリフレッシュスペースを設けましょう。
利用ルールをしっかりと定める
利用ルールや用途をしっかりと定めなければ、狙ったとおりの効果が期待できません。例えばゲームルームで長時間ゲームに没頭されてしまうと、業務に悪影響が及ぶリスクが高いです。1回あたりの利用時間を制限するといった利用ルールを定めて、社員に周知することをおすすめします。
リフレッシュスペースの内容が簡素すぎると社員のモチベーションに悪影響を及ぼす可能性がある
コストを抑えて簡素なリフレッシュスペースを設置すると、逆効果になる場合があります。他社の豪華なリフレッシュスペースと比較した際にモチベーションを落とす恐れがあるためです。社員からのマイナス評価につながらないように、予算内でも満足度を高められるリフレッシュスペースを設けましょう。
リフレッシュスペースの設置例5選
ここまでにリフレッシュスペースのメリットや注意点をお伝えしましたが、概要だけでは実際にどのような仕上がりになるのかイメージしづらいかもしれません。そこで、株式会社オフィス・ラボがこれまでに手掛けたリフレッシュスペースの設置例を5つご紹介します。
＜リフレッシュスペースの設置例5選＞
・ライフプラザパートナーズ様
・富士薬品様
・都内某企業 (名称非公開)
・ArtSpark Holdings 様
・ディーキュービック様
ライフプラザパートナーズ様
ライフプラザパートナーズ様の施工にあたっては、社員の皆様や経営陣の方々へのインタビューを実施し、働き方改革を含めたコンサルティングを行いました。
リフレッシュスペースには、ハイカウンターやソファ、大きなテーブルなど多彩な家具を設置しています。壁は温かなベージュ色に塗り、全体的に植栽を配置して、穏やかで居心地の良い空間を実現しました。大きなテーブルは大人数のミーティングにも適しており、オン・オフの切り替えも可能です。
富士薬品様
エントランスを抜けると、人と人が混じり合う場所を意味する「パレットスペース」が広がることが特徴的です。日中は来客対応や社内の打ち合わせに、お昼時には食事ができるコミュニケーションスペースとして設計しています。
広い執務室で自身の居場所を示しやすいように、フォネティックコードを用いたサインを設置するなど、快適さや使いやすさも重視した設計です。
都内某企業 (名称非公開)
増床工事と既存フロアの改修工事を担当した事例です。オフィス全体のテーマを「海・白い砂浜・ヤシの木」に設定し、開放的で、明るく活気ある働きやすい空間を目指しました。
リフレッシュスペースのシンボルはパラソルで、まるでビーチにいるかのような空間を演出しています。調光照明で自由にシーンを変えられることも特徴のひとつです。南国リゾートのBGMが流れるなかで、ゆったりとリフレッシュできる空間を設けています。
ArtSpark Holdings 様
グラフィクスやネットワーク技術の研究開発・実用化を推進するArtSpark Holdings様の、オフィス移転に伴う大々的なレイアウト変更の事例です。
社員の方々から「暗くて狭い」といった意見が多かったため、思い切って壁を取り払い、広く大きなワンフロアに変更しています。天井を抜いた「SPARK CAFE」をオフィス内でもっとも景観の良い場所に配置し、休憩やパーティースペース、セミナーの会場など、多彩な目的で使用できるスペースとしました。
ディー・キュービック様
全国で大規模なコンタクトセンターを運営されているディー・キュービック株式会社様の、大阪オフィス移転プロジェクトにおける事例です。
コールセンターのテーマを「PARK」に設定し、社員のパフォーマンスが自然と向上するように、まるで公園内で遊んでいるかのような愉しさや活発さを表現できる空間としました。また、全員が平等にリフレッシュできるよう多彩な席を用意し、22階の眺望を最大限に活用できる設計としています。
リフレッシュスペースの設置を業者に依頼する際の確認ポイント
リフレッシュスペースを設置する際は、専門的な知識と施工技術を持つ業者に依頼することが一般的です。その際に確認すべきポイントを3つご紹介します。
＜リフレッシュスペースの設置を業者に依頼する際の確認ポイント＞
・社風に合わせたレイアウトや雰囲気で設計してくれるか
・雰囲気に合ったオフィス家具・家電も手配してくれるか
・イニシャルコストだけでなく維持費なども詳しく解説してくれるか
社風に合わせたレイアウトや雰囲気で設計してくれるか
社風に合い、社員が快適に使用できる設計が可能な業者を選びましょう。大切なのは、自分や建築会社が実現したい「表面上のデザイン」ではなく、社員が気持ちよく使える「空間デザイン」です。見栄えの良さだけでなく、機能や使いやすさも満たした空間を設ける必要があります。
例えば、工事現場の現場作業を業務領域とし、作業着がユニフォームの会社があったとします。その社風に対してハイブランド感のあるカフェ空間をつくったとしても、上手く機能する可能性は低いと言わざるを得ません。現場帰りの制服を着たまま高級感を演出するカフェに入るのは気が引けてしまう、という人が多いからです。
このように、会社一つ一つに合ったリフレッシュスペースをアプローチしてくれるかが業者選びで見るべきポイントです。
雰囲気に合ったオフィス家具・家電も手配してくれるか
自社の雰囲気に合う家具・家電を手配できる業者がおすすめです。例えば大手家具メーカーに設計を依頼する場合、他社の家具・家電を設置するハードルが高くなります。メーカー指定ではなく、さまざまなメーカーの商材を選べる業者を利用すると、要望に沿った機能やデザインの家具・家電を手配できます。
イニシャルコストだけでなく維持費なども詳しく解説してくれるか
リフレッシュスペースを設置する際は、初期費用だけでなく維持費も計算に含めましょう。リフレッシュスペースは生産性向上などの目的を持って設置するスペースです。期待する効果に対して過剰なコストと管理の手間がかかるようでは、オフィスの投資としては失敗と言えるため、将来を見通したプランニングができる業者に依頼しましょう。
まとめ
オフィスにリフレッシュスペースを設置することにより、社員の生産性・想像力向上などの効果を見込めます。社員のニーズを汲み取って設計し、利用ルールを定めて運用すると、期待した効果を得やすいでしょう。
リフレッシュスペースの設置を依頼する業者の選び方としては、「社風に合わせたレイアウトや雰囲気で設計してくれるか」「雰囲気に合ったオフィス家具・家電も手配してくれるか」などを確認することが重要です。
