リフレッシュスペースとは、社員が気分転換したり、くつろいだりする場所です。休憩室と混同されることが多々ありますが、必ずしも同じものではありません。リフレッシュスペースは、休憩室よりもより多目的に使えたり、社員のニーズを重視して作られていたりするのが特徴です。
本記事では、オフィスにリフレッシュスペースを設ける理由や効果、さらにはリフレッシュスペースにあると好印象なアイテムを紹介します。
オフィスにリフレッシュスペースが必要な理由
リフレッシュスペースを設置すると、企業・社員それぞれにどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的に見ていきましょう。
1. 業務効率が上がる
人間の集中力は、せいぜい90分しか続かないといわれます。休憩なしでは業務効率が落ちるだけで、よい効果は期待できません。業務効率を上げるには、自席を離れてくつろげる場所が必要です。
気分転換できるリフレッシュスペースがあれば、社員はメリハリを付けて働きやすくなります。業務効率を維持しやすくなり、企業全体の生産性アップが期待できます。
2. 社員間コミュニケーションが活性化する
リフレッシュスペースがあれば、社員が気軽に集いやすくなります。部署を超えてコミュニケーションを取るチャンスが増え、縦・横のつながりが強化されるでしょう。
誰もが気軽にに意見を交わし合えるようになれば、新しいビジョン・アイデアが生まれやすくなります。
3. 従業員エンゲージメントが高まる
おしゃれで快適なリフレッシュスペースを設ければ、社員は「この企業は社員の労働環境を考えてくれている」と感じます。企業への信頼感や愛着が高まって、企業のために働こうというモチベーションとなるでしょう。
またリフレッシュスペースでさまざまな部署の社員と接するようになれば、「同じ企業で働く仲間」としての一体感が高まるものです。
「自分もこの企業の一員だ」という自覚と誇りを持って働けるようになり、業務への積極性が生まれます。指示待ち・受け身ばかりの社員ではなく、自ら考えて動ける社員が増えるでしょう。
4. 福利厚生の充実をアピールできる
近年は「働き方」をより重視する人が増えており、しばしば企業の社内設備の充実度や福利厚生がチェックされます。
オフィス内に快適で魅力的な休憩場所を備えていることは、自社の魅力をアピールする上で非常に有利です。社員が楽しそうにくつろぐ姿に惹かれ、「この企業にしよう」と思ってくれる人も現われるでしょう。
また福利厚生の充実は、在籍中の社員の離職率低下にもつながります。社員のニーズを満たしたリフレッシュスペースを設置することは、人材獲得・人材定着に有益です。
オフィスのリフレッシュスペースに求められるポイント
リフレッシュスペースが「単なる空きスペース」では、社員は寄り付いてくれません。ポイントを押さえた休憩場所を設置して、大勢の社員に利用してもらいましょう。
1.温かみを感じさせる空間であること
ワークスペースは、常に一定の緊張感があります。その雰囲気をリフレッシュスペースにまで持ち込んでしまうと、社員は仕事モードからの切り替えができません。
スペースの色調・家具・設置するアイテムでやわらかさを出して、社員がスイッチを切り替えやすくすることが大切です。
またくつろぎのスペースであるにもかかわらず、パソコンを持ち込んで仕事をする社員も出てくるかもしれません。リラックスできる雰囲気を壊さないよう、「パソコンの持込禁止」「パソコンの閲覧は個人スペースのみ」などとルールを作ることも大切です。
2. 1人になれるスペースも用意する
人によっては、「周囲に人がいるとリラックスしにくい」と感じるケースもあります。あるいはいつも賑やかな人も「今日は1人になりたい」という日もあるでしょう。
休憩場所であるリフレッシュスペースには、1人になってくつろげる場所が必要です。
3. 飲食ができる
仕事で疲れたときは、甘い物や飲み物がリフレッシュに最適でしょう。リフレッシュスペースでは、自由に飲食できるスペースを設けましょう。
気軽に食べたり飲んだりできる場所には、自然に人が集まってきます。社員間コミュニケーションが加速し、社内全体の雰囲気がより活性化するはずです。
4. 多目的に使える
企業の中には、リフレッシュスペースに多目的な機能を持たせているところもあります。
たとえばリフレッシュスペースの一角でチームミーティングをしたり、来客を迎えるカジュアルな応接スペースとして使ったりすれば、スペースの不足を補えます。
リフレッシュ以外の用途を想定することで、スペースの実用性はより一層高まるでしょう。
5. 景色がよい
社員が気分転換しやすいよう、リフレッシュスペースは開放的な屋外に面しているのが理想です。屋外に目を向けるだけで気分転換しやすく、リラックスモードに入りやすくなるでしょう。
とはいえ、オフィスによっては、屋外に面した場所を確保するのは難しいかもしれません。この場合は少しでも気分が和むよう、グリーンを取り入れるのがおすすめです。
グリーンカラーには癒やしの効果があって、精神をリラックスさせやすいといわれます。効果的にグリーンを設置して、社員の緊張をほぐしてください。
オフィスのリフレッシュスペースにあると喜ばれるもの
社員の「こんなのがあったらいいな」を積極的に聞き入れて、理想のリフレッシュスペースを実現しましょう。リフレッシュスペースに置くと、社員に喜ばれるアイテムを紹介します。
1. カフェスペース
コーヒーや紅茶が飲めるカフェスペースは、ほっとしたいときに必要です。コーヒーサーバーやウォーターサーバーなどを設置して、社員が自由に飲めるようにしておきましょう。
企業によっては、自由に使える冷蔵庫やミニキッチンを設置しているところ、一口サイズのおやつを設置しているところもあります。社員にアンケートを採って、どのような飲み物・スタイルがよいか意見を聞いてみるとよいでしょう。
2. 雑誌・本
仕事スイッチをオフにしたいときは、雑誌や本を読むのも有効です。リフレッシュスペースの一角にブックスペースを設け、社員が自由に読めるようにしましょう。
本はどのようなものでもよいですが、リラックスできるものがおすすめです。ビジネス書やハウツー本などはひとまず避けて、写真集やイラスト集・業務と無関係な小説などがよいかもしれません。
のんびりページをめくっているうちに、思いがけず新しいアイデアが湧いてくることもあります。
3. 大きなソファ
カフェのような大きくて座り心地のよいソファも、社員には好評です。ときには体を横たえて休めるくらいのサイズだと、リラックスしやすくなるでしょう。
また大きなソファなら、1度に数人が座って話せます。距離が近い分親近感も高まって、コミュニケーションの活性化が期待できます。
4. マッサージチェア
リフレッシュスペースにマッサージチェアを置く企業も散見されます。
1日中パソコンに向かっていれば、肩こり・首こり・腰痛に悩む社員がいてもおかしくはありません。リフレッシュスペースで心地よいマッサージを受けられるとあれば、社員も足繁く通いたくなるでしょう。
「健康経営」が注視される昨今、マッサージチェアの設置は社外的にもよいアピールとなるかもしれません。
5. おしゃれなインテリアや家具
インテリアや家具にこだわって、社員をもてなすのもおすすめです。「こんな企業で働けてうれしい」と社員が感じれば、仕事へのモチベーションも自然にアップするでしょう。
ただし「おしゃれ」といっても、人によって好みは異なります。インテリアや家具でデザイン性を高めたいときは、社員の意見を聞くことが必須です。
6. 体を動かすアイテム
アクティブな社員が多いなら、体を動かすアイテムがあると喜ばれます。たとえば卓球テーブルがあれば、社員同士で盛り上がれます。一方黙々と体を動かしたい社員には、筋トレグッズがよいでしょう。
またコストが許すなら、壁にオブジェクトを設置してボルダリングスペースを作るのもおすすめです。体を動かしたり思い切り笑ったりすれば、リフレッシュしやすくなります。
7. 仮眠エリア
「残業が多い」「業務の難易度が高い」などがある企業なら、仮眠エリアの設置もおすすめです。パーティションでスペースを区切っておけば、他者の目を気にする必要はありません。
ほんの10分・20分程度でも、目を閉じて休めばすっきりするでしょう。
8. アロマ
アロマの香りを取り入れてリラックス効果を促す企業もあります。
精神鎮静効果があるといわれるのは、ラベンダーやベルガモット、クラリセージ、サイプレスなどです。ただし香りには好き嫌いがあるため、ほのかに香る程度に留めることをおすすめします。
オフィスにリフレッシュスペースを設けるには
企業が新たに「リフレッシュスペースを設置したい」と考えた場合、どのような方法があるのでしょうか。二つのパターンを紹介します。
1. レイアウト変更を行う
オフィスにリフレッシュスペースを設けるには、適切なスペースが必要です。現在のオフィスレイアウトを見直して、適切な場所を確保しましょう。
理想は屋外に向いていて日当たりのよい場所ですが、難しい場合は条件を満たさなくても構いません。ある程度広さがあって、執務スペースから離れている場所がおすすめです。
2. オフィス移転も視野に入れる
「どうレイアウト変更をしても、場所を確保できない」という場合は、オフィスがすでに飽和状態なのかもしれません。もしかすると、スペース不足で通常業務にも支障が出ている恐れがあります。
オフィスの現状について「狭い」「使いづらい」と感じるのであれば、より広い場所へのオフィス移転も検討してみましょう。
新しいオフィスで、リフレッシュスペースをレイアウトに組み込んでみてください。
リフレッシュスペースは「働きやすいオフィス」実現のカギ
リフレッシュスペースがあれば、社員の生産性向上やモチベーションアップが期待できます。社外的にも魅力ある企業としてアピールしやすいため、ぜひ自社でも検討を進めてみてはいかがでしょうか。
設置のポイントは、社員目線で必要なものを揃えることです。「どうすれば社員がくつろぎやすいか」「心地よく過ごせるか」を常に考えて計画を立てましょう。
自社にマッチしたリフレッシュスペースを導入し、社員が楽しく生き生きと働けるオフィスを実現してください。
