オフィスがいつも散らかっている・従業員の雰囲気が悪い…、このような状況が常態化しているのであれば、オフィス環境が企業全体の生産性を低下させている恐れがあります。早急に改善策を講じ、従業員に働きやすい環境を提供しましょう。
本記事では、オフィス環境を改善する具体的な方法や環境改善を成功させるコツやおすすめの設備、さらには成功事例まで紹介します。
「オフィス環境を改善したいけれど、どこから手を付けたらよいかわからない」「現状のオフィスの問題点がわからない」という企業担当者は、ぜひ詳細をチェックしてみてください。
オフィス環境を「働きやすく」改善する方法
「オフィス環境が整っている」は、オフィスにいる社員が「働きやすい」と実感しながら働ける状態です。
現在のオフィス環境に課題を感じている企業は、これから紹介する改善方法と自社の現状を照らし合わせ、「どう改善していくべきか」をチェックします。
1. ICT環境を整える
業務スタイルの多様化・効率化には、適切なICT環境が必要です。社内のDX（デジタルトランスフォーメーション）が進んでいない企業は、脱・アナログを目指しましょう。
ICT環境整備の具体例としては、以下のものが考えられます。
- コミュニケーションツールの導入
- 勤怠管理・労務管理の自動化
- クラウド上でのデータ保管・共有など
Web会議ツールやビジネスチャットなどを導入すれば、社内コミュニケーションが活性化します。社員間のコミュニケーションが密になり、作業効率が上がります。
さらに、勤怠管理と給与計算をシステム化すれば、担当社員が一々計算する必要がありません。バックオフィスの人員を減らして、コア業務に回せます。
また必要なデータをクラウド上で共有できるようにしておけば、パソコンから必要なデータを取り出すことが可能です。書類を探す手間暇が減り、社員の業務がスムーズになります。
ICT環境が整えば、業務スピードが一気にアップします。社員は余計な業務に手を取られることがなく「働きやすい」と実感できるようになるのです。
2. 照明にこだわる
オフィスの照明の色や強さも、オフィス環境の良し悪しに影響します。
目の使い過ぎから肩こり・首こり・頭痛など、身体的なトラブルに発展することも少なくありません。社員の「目の健康」に留意して、目に優しいオフィス環境を構築しましょう。
労働安全衛生規則や事務所衛生基準規則では、オフィスの作業区分ごとに一定の照度基準を定めています。
- 精密作業：300ルクス以上
- 普通の作業：150ルクス以上
- 粗な作業：70ルクス以上
最低照度を満たしているかどうか、6カ月ごとに点検しましょう。
また照明の色は精神にさまざまな作用を与えます。
- 昼光色：集中力を高める
- 昼白色：活気をもたらす
- 電球色：リラックス効果をもたらす
集中が必要なスペースは「昼光色」、会議室など活発なコミュニケーションが必要な場所は「昼白色」、休憩室やリラックススペースは「電球色」がおすすめです。
場所の性質に色味を変えることで、社員にとって働きやすい環境となるでしょう。
3. グリーンを取り入れる
オフィスのグリーンと社員のパフォーマンス向上の関連性については、豊橋技術科学大学の松本名誉教授の研究によって明らかにされています。
グリーンを視覚に入れながら働くと社員のストレスが軽減され、集中力がアップするそうです。「緑視率（視野120度中に含まれるグリーンの割合）」が10～15％程度が最もよいとされるため、社員のデスク周り・空きスペースなどに積極的にグリーンを配置しましょう。
耐陰性・乾燥に強い植物なら、オフィスでも十分育てられます。
4. 温度・湿度を快適な状態に保つ
事務所衛生基準規則に定められた推奨温度は、「17度以上・28度以下」です。
しかし適温・適切な湿度はオフィスごとに異なるため、従業員の様子を見ながら見定めましょう。
例えば男性の比率が高いオフィスなら、「温度は低めがよい」といわれることがあります。一方女性の比率が高いなら、逆の現象が起こるかもしれません。
重要なのは、その日の天候・温度に合わせることです「冬は○度」「夏は○度」と雑な決め方をすると、オフィス環境が著しく悪化します。
湿度については、「40％以上・70％以下」が努力数値です。湿度計を設置して、サーキュレーターや加湿器を上手に使いましょう。
5. 収納を見直す
共同で使用するような事務用品や文房具などが見つかりにくいオフィスは、必然的に作業効率が落ちます。オフィス全体の収納を見直して、整理整頓しやすい仕組みを作りましょう。
「収納があるのに物が氾濫する」という場合は、不要な書類などを廃棄してスペースを空けます。「物が見つからない」「収納したいのに入らない」では、社員の不満やストレスはたまる一方です。
6. オフィス家具・備品を新しくする
社員が使用する家具や備品は、機能性を重視しましょう。たとえばデスクや椅子などは、作業効率を大きく左右します。高さや角度調節機能の付いたものを選んで、個々にカスタマイズしやすくしましょう。
また、「おしゃれなオフィス」は、社員のモチベーション向上に有益です。現在デザインや見栄えを無視したインテリアが並んでいるのなら、オフィスのコンセプトにあわせて変えてみましょう。
7. 業務と相性のよいレイアウトを採用する
オフィスレイアウトは、部署・業務スタイルに合うものを選択するのがベター。
例えば個人業務が多い部署は、個人が集中できるレイアウトにした方が業務効率はアップするでしょう。また外回りの多い部署なら、固定席を設けない「フリーアドレス」にした方が、空間を有益に使えます。
デスクの置き方一つで作業効率が変わるため、それぞれの部署で最適化を図ることも検討してみましょう。
オフィス環境を改善すべき理由
オフィス環境を改善すると、さまざまなメリットがあるといわれます。どのような効果が期待できるのか、具体的に見ていきましょう。
1. 従業員エンゲージメントが高まるため
企業がオフィス環境の改善に真剣に取り組めば、社員は「企業は社員のことを大切に考えてくれている」「社員を尊重してくれている」と感じます。自社への愛着や信頼が増し、企業とのエンゲージメントが高まるでしょう。
企業に愛着を持った社員は、「この会社のために働こう」と前向きな意識を持ちやすくなります。離職率も下がり、優秀な人材が定着しやすくなるでしょう。
2. 企業の生産性が底上げされるため
企業効率を考えた環境が整えば、社員の作業効率が上がります。一人ひとりの作業が円滑に進み、企業全体の生産性も底上げされるはずです。
企業のスタート時から環境改善の取り組みを一切行っていなかった場合、設備が古くなったり現状にそぐわない仕組みが残っていたりします。
現状に合わせて最適化することは、社員の不便を一気に解消するでしょう。
オフィス環境改善につながるおすすめの設備
オフィス環境を改善するカギは、「業務に集中できる場所」「多くの仲間とコミュニケーションをとれる場所」を確保することです。オフィス環境改善を目指すなら、ぜひ新しいスペースを導入しましょう。
オフィスの居心地をよくする、おすすめの設備を紹介します。
1. 個人用スペース
業務内容によっては、個人でじっくり考えたり作業したりしたいこともあるものです。作業に集中したい人が利用できる、個人用のスペースを設けましょう。
スペースが取れない場合は、個人用デスクを設置するだけでも構いません。両脇にパーティションを置くことで、目の前の仕事に集中できるようになります。
また社内コミュニケーションが活発な部署は、その賑やかさが一部の社員の業務の邪魔やストレスになる恐れがあります。顧客との電話やWeb会議がスムーズに行えるよう、防音シートが張り巡らされた個人スペースもあると安心です。
2. 自由に使えるミーティングスペース
ミーティングスペースは、社員が商談に使ったり他の社員とコミュニケーションを図ったりする場に使えます。カフェやファミレス風のボックス席を設け、予約なしで誰でも使えるようにしましょう。
他者の目を気にせずに話せるスペースがあれば、部署ではしにくい話もできるようになります。社員のストレス解消・コミュニケーションの深化には最適です。
3. 部署の枠を超えて集える休憩スペース
オフィス内では、完全にオフモードになれる場所も必要です。「リラックス」「休息」を主目的にした場所を設けましょう。
企業によっては、長椅子を置いたりビーズクッションを置いたりして、リフレッシュできる仕組みを整えているところがあります。自動販売機やカフェスペースもセットで用意して、社員のリラックス感を高めましょう。
オフィスの環境改善を成功させるコツ
オフィス環境を改善するには、具体的な施策が必要です。
社員のニーズを満たすためには、企業は何をすべきなのでしょうか？具体的に見ていきましょう。
1. 社員の声を聞く
そもそもオフィスの環境改善は、社員のために行われるものです。社員の希望・要望に耳を傾けないことには、成功はあり得ないでしょう。
実際にオフィス環境の改善に取り組むときは、社員に意見を出してもらったりアンケートを取ったりしてみましょう。社員の不満がどこにあり、何を改善すべきかが見えやすくなります。
このとき注意したいのが、「一見取るに足らない要望も、無視しないこと」です。
例えば「こんなペンが欲しい」「○○のコーヒーを導入してほしい」などは環境改善に関係なさそうですが、「備品が不十分」「社内ではリラックスできない」などの不満の表れなのかもしれません。
「関係ない」とバッサリ切らず、一意見としてきちんと受け止めましょう。
2. オフィス設計のプロに話を聞く
社員への聞き取りで自社の課題がわかったとしても、「どのように環境改善につなげていくか」は非常に難しい問題です。手探りでオフィスの環境改善に取り組むのではなく、スキル・ノウハウを持ったプロの意見を聞いてみてはいかがでしょうか。
「オフィス・ラボ」は、豊富な実績を持つオフィス設計の専門企業です。確かな実績とノウハウを持つチームが丁寧なヒアリングを行い、課題の解決につながるデザイン・レイアウトをご提案します。
環境改善のポイントやすべきことが見えやすくなれば、自社にとって理想のオフィス環境改善を実現しやすくなるでしょう。
オフィス環境を改善して社員の満足度を上げよう
オフィス環境を改善することは、社員の業務効率、引いては企業全体の業務効率アップにつながります。社員が生き生きと働けるよう、まずは「何を改善すべきか」をクリアにしましょう。
あまりにも改善点が多過ぎたり、何から手を付けたらよいかわからなかったりする場合は、専門家の意見を仰ぐのもおすすめです。専門家ならではの視点で、オフィス環境改善に有益なアドバイスをもらえます。
理想のオフィスを目指して、環境改善に取り組んでいきましょう。
